De reiskostenvergoeding verandert per 1 januari 2021

Omdat veel werknemers afgelopen jaar min of meer verplicht thuis moesten werken, werd goedgekeurd om toch de vaste reiskosten belastingvrij te blijven vergoeden. Dat gaat per 1 januari 2021 veranderen.

In een brief van 18 december 2020 heeft het kabinet aangekondigd dat de verandering wordt uitgesteld tot 1 februari 2021. Op 21 januari 2021 heeft het kabinet besloten deze maatregel opnieuw uit te stellen tot 1 april 2021. Dat betekent dat tot 1 april 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast kunnen worden vergoed ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt.

De vaste reiskostenvergoeding

Werkgevers spreken vaak met werknemers een reiskostenvergoeding af en mogen € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. De werkgever mag echter ook met de werknemer een vaste reiskostenvergoeding afspreken. Voorwaarde is wel dat de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist.

De coronacrisis en de vaste reiskostenvergoeding

Stel, een fulltime werknemer reist elke dag met de trein van Amsterdam naar Rotterdam en weer terug. Met zijn werkgever heeft hij hiervoor een vaste reiskostenvergoeding van € 300 per maand afgesproken. Door de coronamaatregelen moet de werknemer vanuit thuis werken en heeft daardoor geen reiskosten. Zijn werkgever heeft de vaste reiskostenvergoeding gewoon door laten lopen. Ondanks dat de kosten niet werden gemaakt.

Staatsecretaris van Financiën Vijlbrief heeft dit in een besluit (16 juni 2020 par.6.2) goedgekeurd. Deze goedkeuring geldt overigens ook voor overige vaste kostenvergoedingen die werkgever en werknemer hebben afgesproken.

Goedkeuring gaat vervallen

De goedkeuring van de staatsecretaris gaat per 1 januari 2021 vervallen. Belastingvrije reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen mogen dan dus niet meer. Er mogen dan alleen de werkelijke reisdagen nog onbelast worden vergoed tot een bedrag van maximaal € 0,19 per kilometer. Werkt de werknemer thuis? Dan dus geen reiskostenvergoeding! Welke mogelijkheden hebt u nog als werkgever?

In een brief van 18 december 2020 aan zowel de Eerste als Tweede Kamer is opgenomen dat werkgevers ook in januari de vaste reiskostenvergoeding onbelast mogen doorbetalen als het reispatroon van een werknemer anders is vanwege de coronacrisis. Het kabinet gaat de gevolgen van deze regeling in januari verder bekijken. Ter overbrugging is de noodmaatregel nu dus verlengd tot in ieder geval 1 februari 2021. Voorwaarde is wel dat het vaste vergoedingen betreft die u als werkgever al voor 13 maart 2020 had toegekend.

1. Vaste forfaitaire reiskostenvergoeding nog steeds mogelijk

Een vaste reiskostenvergoeding kunt u nog steeds blijven hanteren, maar dan moet u als werkgever de zakelijke reisbewegingen van de medewerkers opnieuw in kaart brengen. Op basis van deze reisbewegingen moet vervolgens de reiskostenvergoeding worden berekend. Alleen daadwerkelijke reisbewegingen mogen belastingvrij worden vergoed.

Hierbij zult u als werkgever moeten aantonen dat de werknemer (60% van 214 dagen =) 128 dagen naar de vaste arbeidsplaats reist. Indien achteraf blijkt dat hier niet aan wordt voldaan, komen de naheffingen bij u als werkgever terecht. Reeds uitbetaalde reiskostenvergoedingen zal een werkgever over het algemeen niet kunnen terugvorderen bij de werknemers.

2. Vaste reiskostenvergoeding voor vooraf bepaald aantal vaste dagen

Hierbij stelt u vooraf met uw werknemers het verwachte aantal reisdagen vast en vindt een vergoeding plaats op basis van dit aantal vastgestelde dagen. Ook nu loopt u hetzelfde risico als bij de eerste mogelijkheid als achteraf blijkt dat de inschatting niet correct is geweest.

3. Reiskostenvergoeding voor daadwerkelijke reisdagen

In deze variant worden uitsluitend de daadwerkelijke reizen of ritten vergoed. Hierdoor vervallen eventuele fiscale complicaties, omdat er geen vaste (forfaitaire) reiskostenvergoeding meer wordt betaald.

De loonadministratie moet aangepast worden

Bij alle drie de varianten dienen de reisdagen in de loonadministratie te worden vastgelegd om een juiste vergoeding te kunnen uitkeren.

De wijzigingen in reisgedrag dienen daarom op tijd te worden doorgegeven aan degene die uw loonadministratie verzorgt. Bestaande afspraken met betrekking tot vaste reiskostenvergoedingen met werknemers moeten opnieuw beoordeeld worden. En, zoals gezegd moeten die afspraken eventueel aangepast worden naar aanleiding van het gewijzigd reisgedrag. Werkt de werknemer voortaan meer vanuit thuis en voldoet hij niet meer aan de eis van 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek, dan verliest hij zijn recht op een vaste reiskostenvergoeding. Als dit niet aantoonbaar is, moet er voortaan worden gedeclareerd per reis en zijn teveel uitgekeerde reiskostenvergoedingen belast.

Ook in de arbeidsvoorwaarden zullen aanpassingen moeten worden aangebracht. U zult bijvoorbeeld contractueel in de arbeidsovereenkomst (voor nieuwe werknemers) of in een addendum bij de bestaande arbeidsovereenkomst (voor de huidige werknemers) of in een personeelsreglement moeten opnemen welke vaste kantoordagen en thuiswerkdagen er zijn.

Geen leuke gesprekken om met werknemers te voeren en absoluut weer een enorme administratieve rompslomp.

Zijn er andere opties mogelijk?

Stel de werknemer verliest zijn recht op zijn vaste reiskostenvergoeding van € 300 per maand. Een mogelijkheid om de werknemer te compenseren is een hogere kilometervergoeding te geven dan € 0,19 per kilometer. Het meerdere is belast loon of als er nog vrije ruimte is in de WKR dan kan het meerdere belastingvrij worden vergoed. Maar er kan ook worden gedacht aan het gebruik maken van de belastingvrije vergoedingen binnen de WKR en de Arbowet.

Een deel van de kosten van ICT apparatuur kan belastingvrij worden vergoed binnen de WKR. Hieronder valt niet alleen een laptop en toetsenbord maar ook de internetverbinding thuis en de noodzakelijke software. Binnen de Arbo wet kan worden gedacht aan het belastingvrij vergoeden van een Arbo-proof ingerichte thuiswerkplek bestaande bijvoorbeeld uit een ergonomische bureaustoel en bureau en verlichting.

BAA ADVIES. Beoordeel alle vaste reiskostenvergoedingen en pas deze tijdig aan. Zo voorkom je dat een ‘te hoge’ reiskostenvergoeding belast wordt. Leg alle nieuwe afspraken met werknemers schriftelijk vast.