Sollicitatiegegevens en de AVG

Mooi! Er hebben voldoende mensen gereageerd op de openstaande vacature. U hebt dus heel wat persoonsgegevens ontvangen. Wat doet u daar in het kader van de AVG eigenlijk mee? Wat zijn de regels?

Wat speelt met sollicitanten en de AVG?

U heeft ergens een vacature geplaatst en wilt graag dat geschikte kandidaten gaan reageren. Naar welke informatie mag u eigenlijk vragen? En hoe moet u met al die persoonsgegevens omgaan om aan de AVG te voldoen? U krijgt misschien wel 100 brieven en cv’s toegestuurd. Een aantal wijst u onmiddellijk af, een aantal kandidaten nodigt u uit en wellicht wilt u er een aantal voor de toekomst in ‘portfolio’ houden.

Naar welke gegevens mag u niet vragen?

In uw vacaturetekst vraagt u naar bepaalde informatie. Of u doet dat middels een sollicitatieformulier. U mag dan niet vragen naar gegevens die niet noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of de kandidaat geschikt is voor de functie of niet.

U mag dus bijvoorbeeld niet vragen naar

• het BSN (Burger Service nummer);
• een kopie van een legitimatiebewijs;
• een (pas)-foto;
• de gezondheid en/of beperkingen;
• een mogelijke zwangerschap en of men in toekomst zwanger wil worden.

Twee tips:

1. Als een sollicitant een ziekte of een beperking heeft en die is rechtstreeks van invloed op de betreffende functie, dan moet de sollicitant dit u tijdens de sollicitatieprocedure melden. Uit eigen beweging.
2. Als u wilt checken of de kandidaat onder de Wet banenafspraak of onder het quotum arbeidsbeperkten valt, dan mag u wél naar het BSN vragen.

Welke gegevens mag u wel vragen?

U mag dus wel vragen naar alle gegevens die nodig zijn om de geschiktheid van de kandidaat te kunnen beoordelen. Die kunnen via een sollicitatiebrief, een cv en via een al dan niet online sollicitatieformulier aan u geleverd worden. Heeft de sollicitant uit eigen houtje ergens een BSN genoemd, dan mag u dat niet verwerken (opslaan, bewaren, e.d.). Officieel moet u dat BSN dan onleesbaar maken.

Download voor een overzicht onze checklist Persoonsgegevens sollicitanten verwerken.

De privacyrechten van de sollicitant

Voor mensen die solliciteren op een functie gelden verder alle rechten die ook voor andere mensen gelden waarvan persoonsgegevens verwerkt worden. Dat zijn:

• het recht op dataportabiliteit (het overdragen van de persoonsgegevens);
• het recht op vergetelheid (om vergeten te worden);
• het recht op inzage (in de sollicitatiegegevens);
• het recht op rectificatie en aanvulling (wijzigen van persoonsgegevens);
• het recht op beperking (minder gegevens verwerken);
• het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (de kandidaat mag bij een geautomatiseerde afwijzing om een nieuw, ‘menselijk’ besluit vragen);
• het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van de persoonsgegevens.

Video-solliciteren

Er wordt steeds meer van video-solliciteren gebruik gemaakt. Denk aan Skype-achtige toepassingen. Dat kan voor zowel u als voor de kandidaat vaak heel efficiënt werken. U mag echter niet eisen dat sollicitanten video-solliciteren.

Identificeren voor het sollicitatiegesprek

U doet het waarschijnlijk niet, maar u mag voor een sollicitatiegesprek wél om inzage in het legitimatiebewijs vragen. Puur en alleen om de identiteit van de kandidaat te checken. U mag er echter geen kopie van maken.

Hoe lang mag u alle gegevens bewaren

Aangenomen. De algemene regel is: u mag de verzamelde gegevens niet langer bewaren dan dat noodzakelijk is. Neemt u een kandidaat aan, dan mag u uiteraard wel alle gegevens bewaren. En deze kunt u dan ook aanvullen met bijvoorbeeld het BSN.

Afgewezen. De meeste kandidaten worden afgewezen. De verzamelde gegevens van hen moet u binnen een redelijke termijn vernietigen. Denk daarbij aan vier tot zes weken ná de afwijzing.

In portfolio. Soms kan het handig zijn om kandidaten in portfolio te houden. U bewaart dan alle gegevens voor mogelijke, toekomstige vacatures. Dat mag voor maximaal één jaar, maar daar moet de kandidaat dan wel toestemming voor geven.

Een handig hulpje

Ook als het allemaal niet zo’n vaart zal lopen, is en blijft het een heel gedoe. U moet sollicitanten formeel op hun rechten wijzen en om toestemming vragen om de gegevens voor een langere tijd te mogen bewaren. Een sollicitatieformulier kan dan uitkomst bieden. U vergeet niets en voldoet aan de informatieverplichtingen. U kunt een voorbeeld sollicitatieformulier hier downloaden.

BAA ADVIES. Ook voor het sollicitatieproces zijn de privacyregels uit de AVG van toepassing. Download onze checklist en het voorbeeld sollicitatieformulier met tips over wat wel/niet vragen, bewaartermijnen, enz.