Door de krapte op de arbeidsmarkt nemen werkgevers vaker werknemers uit het buitenland in dienst. Deze maken extra kosten, extraterritoriale kosten genoemd. Daarvoor is een aantrekkelijke vergoeding mogelijk.

Extraterritoriale kosten

Als een werkgever mensen met een specifieke deskundigheid nodig heeft en deze gezien de krappe arbeidsmarkt uit het buitenland moet halen, maken deze mensen extraterritoriale kosten. Dat zijn extra kosten die een werknemer maakt om in een ander land te kunnen (gaan) werken. Voorbeelden hiervan zijn extra kosten voor:

• levensonderhoud door een hoger prijspeil in Nederland;
• een kennismakingsreis, eventueel met het gezin, naar Nederland;
• het aanvragen van verblijfsvergunningen, visa, rijbewijzen, e.d.;
• medische keuringen en vaccinaties;
• dubbele huisvesting (Nederland en land van herkomst);
• reizen naar het land van herkomst;
• leren van de Nederlandse taal;
• enz.

Als de werkgever deze kosten wil vergoeden dan zijn er twee mogelijkheden:

1. het vergoeden van de werkelijke kosten; en
2. onder bepaalde voorwaarden het toepassen van de 30%-regeling.

Vergoeden van werkelijke kosten

Deze vergoedingen vallen binnen de werkkostenregeling onder de gerichte vrijstellingen en kunnen onbelast worden vergoed. De in redelijkheid gemaakte kosten moet de werkgever aannemelijk maken en per werknemer bijhouden in de loonadministratie. Is er twijfel of de gemaakte kosten als extraterritoriale kosten kunnen worden gezien, dan geven de voorbeelden in het Handboek Loonheffingen 2022 (pagina 261) wellicht uitkomst.

Of toepassen van de 30%-regeling?

Een tweede mogelijkheid is zoals gezegd de 30%-regeling. U mag 30% van de het loon belastingvrij als extraterritoriale kosten vergoeden. Maar opgelet… de grondslag hiervoor is het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking inclusief de vergoeding voor de extraterritoriale kosten. Bovendien geldt dat het brutoloon exclusief extraterritoriale kosten niet onder € 39.467 mag uitkomen. Zie ook onderstaande voorwaarden en voorbeelden.

De 30%-regeling wordt verondersteld álle extraterritoriale kosten te dekken. Is er sprake van méér uitgaven dan 30%, dan mogen deze niet onbelast vergoed worden. Dit wordt voor de werknemer als loon gezien. Over dit extra loon kan overigens wel weer de 30%-regeling worden toegepast.

Voorwaarden voor de 30%regeling

Om de 30-regeling te kunnen toepassen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan.

1. De werknemer komt uit het buitenland.
2. De werkgever dient in Nederland te zijn geregistreerd als inhoudingsplichtige voor de loonheffing.
3. De werknemer was in de twee jaar voor de aanvang van de tewerkstelling in Nederland, woonachtig op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens. Van die twee jaar mag hij minder dan acht maanden dichter bij de grens hebben gewoond.
4. De werknemer bezit een specifieke deskundigheid die aangetoond wordt door het voldoen aan de salariseis. Het belastbaar loon dient op jaarbasis meer dan € 39.467 (2022) excl. 30% regeling te zijn. Voor werknemers jonger dan 30 jaar die in het bezit zijn van een kwalificerend masterdiploma geldt een bedrag € 30.001.

Vraag tijdig een beschikking aan bij de Belastingdienst

De 30%-regeling moet door de werkgever en de werknemers gezamenlijk aangevraagd worden. Als de werknemer aan de voorwaarden voldoet zal de Belastingdienst het verzoek toekennen en een beschikking afgeven.

Is het verzoek ingediend binnen vier maanden nadat de werknemer tewerk is gesteld, dan kan de 30%-regeling met terugwerkende kracht worden toegepast. Is het verzoek na vier maanden ingediend dan kan de 30% regeling worden toegepast vanaf de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin het verzoek is ingediend.

De 30% regeling geldt in principe voor 5 jaar ingaande op de eerste dag van de tewerkstelling.

Enkele voorbeelden

Voorbeeld 1. Thomas is een 38-jarige werknemer uit Griekenland. Hij werkt heel 2022 in Nederland en zijn inkomen bedraagt bruto € 45.000 per jaar (dit bedrag is inclusief de vergoeding).

Toepassing van de 30% regeling levert € 2.051 meer nettoloon op. Let op, omdat het normbedrag € 39.467 per jaar bedraagt is de maximale vergoeding in dit geval € 45.000 – € 39.467 = € 5.533.

Voorbeeld 2. Stel nu dat Thomas nu een brutoloon inclusief vergoeding heeft van € 60.000.

Dan levert de toepassing van de 30%-regeling € 6.673 meer nettoloon op.