Voor gemengde kosten geldt een aftrekbeperking: een deel van de kosten mag u niet in aftrek brengen. Dan is het slim om die aftrekbeperking zoveel mogelijk te beperken… Hoe doet u dat?

Wat zijn gemengde kosten?

In de wet zijn een aantal kosten opgenomen die niet geheel in aftrek mogen worden gebracht op de winst. Dit zijn de zogenoemde ‘gemengde kosten’. De gemengde kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar van de winst omdat zij volgens de wetgever zowel een zakelijk als een privé-element kennen.

Gemengde kosten zijn:

• voedsel, drank en genotsmiddelen;
• representatiekosten, waaronder recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak; en
• congressen, seminars, studiereizen, excursies.

Wat is wel en niet aftrekbaar van de inkomstenbelasting?

Gemengde kosten zijn tot een bedrag van € 4.500 niet aftrekbaar van de winst. Dus alles boven € 4.500 is wel aftrekbaar. U kunt er echter ook voor kiezen om van de totale gemengde kosten een wettelijk vastgesteld percentage niet in aftrek te brengen.

Voorbeeld

De gemengde kosten bedragen € 5.000.

• Optie 1. € 5.000 -/- € 4.500 = € 500 aftrekbaar
• Optie 2. € 5.000 x 80% = € 4.000 aftrekbaar

De keuze dient bij de aangifte inkomstenbelasting te worden gemaakt. In dit voorbeeld zult u dus voor optie 2 kiezen. Het aftrekbare percentage van optie 2 is met ingang van 1 januari 2017 verhoogd van 73,5% naar 80%.

Hoe zit het dan met de aftrekbaarheid binnen de vennootschapsbelasting?

De vennootschapsbelasting kent eenzelfde soort regeling met betrekking tot de gemengde kosten. Opvallend verschil is dat de verhoging van het aftrekbare percentage naar 80% niet is doorgevoerd in de vennootschapsbelasting, maar is beperkt tot IB-ondernemers en resultaatgenieters.

Binnen de vennootschapsbelasting zijn er wederom twee opties. Optie 1: een vast bedrag van de gemengde kosten (€ 4.500) komt niet voor aftrek in aanmerking, of als 0,4% van de fiscale loonsom binnen de onderneming hoger is als € 4.500 dan is deze loonsom niet aftrekbaar. Optie 2: van de totale gemengde kosten komt 73,5% wel in aftrek en 26,5% niet.

Voorbeeld

De gemengde kosten bedragen € 20.000. De fiscale loonsom van de onderneming bedraagt € 750.000.

• Optie 1. 0,4% x € 750.000 = € 3.000. Dit bedrag is lager dan € 4.500 dus geldt de aftrekbeperking van € 4.500.
• Optie 2. € 20.000 x 26,5%= € 5.300 niet aftrekbaar.

In deze situatie is optie 1 de beste keuze, omdat hier ‘slechts’ € 4.500 niet aftrekbaar is.

Tip. Zorg dat uw administratie dusdanig is ingericht dat duidelijk is wat de gemengde kosten zijn. U of uw administratiekantoor kan dan eenvoudig berekenen wat in úw situatie de beste keuze is.

Op welke manieren kunt u de aftrekbeperking zoveel mogelijk beperken?

1. Reclamekosten in plaats van representatiekosten

Het verschil tussen reclame en representatie is dat er bij representatie géén formele tegenprestatie van de ontvangers tegenover staat en het consumptieve element sterk aanwezig is. Als er echter wel en sprake is van een tegenprestatie dan noemen we dat reclame. En die reclamekosten zijn volledig aftrekbaar.

Voorbeeld

Stel, u sponsort de plaatselijke fietsvereniging. Vraag dan om een tegenpresentatie zoals een vermelding in het clubblad. Hiermee voorkomt u dat de kosten worden aangemerkt als representatiekosten en worden gezien als reclamekosten die volledig aftrekbaar zijn.

2. Doorbelasten aan uw afnemer

Als u de gemaakte gemengde kosten kunt doorbelasten aan uw afnemer dan zijn voor u de kosten volledig aftrekbaar. De aftrekbeperking komt dan bij uw afnemer te liggen. U moet dan wel van de Hoge Raad deze gemengde kosten apart op de factuur specificeren, zodat uw klant dan kan zien dat deze kosten specifiek voor hem/haar zijn betaald.

Voorbeeld

U vliegt voor marktonderzoek voor een Nederlandse klant naar Spanje. Daar verblijft u in een hotel waar u ’s middags en ’s avonds luncht en dineert. De bonnetjes/factuur belast u vervolgens door aan uw klant en vermeldt specifiek op de factuur om welke gemengde kosten het gaat. Voor u zijn de kosten voor eten en drinken rechtstreekse kosten en die komen voor 100% in aftrek. Voor uw klant gelden de regels inzake de aftrekbeperking.

3. Binnen de WKR aanwijzen als eindheffingsloon

Indien u bepaalde gemengde kosten binnen de WKR aanwijst als eindheffingsloon, dan heeft u met de aftrekbeperking niets te maken. Loonkosten zijn namelijk volledig aftrekbaar. Binnen de WKR kunt u 1,2% van de fiscale loonsom van de onderneming onbelast vergoeden en verstrekken aan uw werknemers (vrije ruimte).

Voorbeeld

U organiseert een personeelsfeest in een partycentrum. Als u de kosten voor personeelsfeesten binnen de WKR aanwijst als eindheffingsloon dan vallen de kosten in de vrije ruimte van de WKR. Als uw vrije ruimte groot genoeg is dan kan dit belastingvrij en heeft u met de aftrekbeperking niets te maken. Het zijn dan namelijk loonkosten die in tegenstelling tot representatiekosten volledig aftrekbaar zijn.