Eenmanszaken hebben van de Belastingdienst een brief ontvangen met daarin hun nieuwe btw-identificatienummer. In de brief staat vermeld dat dit nieuwe nummer vanaf 1 januari 2020 dient te worden gebruikt voor zakelijke contacten. Maar waarvoor moet u dit btw-identificatienummer nu precies gebruiken?

Waarom ook alweer?

Van btw-nummer … In het huidige btw-nummer is het burgerservicenummer (BSN) van de ondernemer verwerkt. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaf al vorig jaar aan dat de Belastingdienst hiermee de AVG overtrad. De AP heeft de fiscus dan ook per 1 januari 2020 een verwerkingsverbod van deze nummers opgelegd. Dus om de privacy van de ondernemer beter te waarborgen, heeft de Belastingdienst een nieuw btw-identificatienummer (btw-id) geïntroduceerd.

… naar btw-id. Het btw-id is een uniek nummer en bestaat uit: landcode NL, negen cijfers, de letter ‘B’ en een controle getal van twee cijfers. Als eenmanszaak wordt of is per brief medegedeeld wat uw nieuw btw-id is. U moet dit per 1 januari 2020 gaan gebruiken voor zakelijke contacten. Volledigheidshalve: voor de BV, de Vof, de CV, enz. verandert er verder niets.

En het oude btw-nummer dan?

Dat heet vanaf 1 januari 2020 omzetbelastingnummer. Dat gaat dus niet vervallen, maar moet u blijven gebruiken.

Is het oude omzetbelastingnummer van de eenmanszaak daarmee overbodig en verleden tijd? Nee! Tot 31 december 2019 gebruikt de eenmanszaak het oude btw-nummer voor alle communicatie zoals dat op dit moment het geval is. Alleen de naam verandert van btw-nummer naar omzetbelastingnummer.

Wat gebruikt u nu voor wat?

Vanaf 1 januari 2020 moet u als eenmanszaak dus twee nummers gaan gebruiken.

Het omzetbelastingnummer. Dit (oude btw-nummer) moet u gebruiken voor contact met de Belastingdienst. Denk hierbij aan de aangifte omzetbelasting, communicatie met de Belastingdienst, bezwaarschriften omzetbelasting, enz. Dit is op dit moment ook al zo en daar verandert dus eigenlijk verder niets aan.

Het btw-id. In de communicatie met zakelijke relaties, gebruikt u vanaf 1 januari 2020 dus niet meer het btw-nummer, maar het nieuwe btw-id. Dit nummer gebruikt u op dezelfde wijze als voorheen het oude btw-nummer. U plaatst het op uw facturen en website(s) en gebruikt het voor handel binnen de EU.

Wacht niet te lang en neem tijdig actie

Bereid o.a. de volgende zaken voor:

• Pas facturen, briefpapier, digitale sjablonen en andere communicatie aan. Om een grote voorraad briefpapier te kunnen gebruiken, zijn stickers wellicht de goedkoopste optie.
• Pas uw website(s) en eventuele sociale media pagina’s aan.
• Pas uw administratieprogramma aan.
• Pas uw kassasysteem aan als u dat gebruikt.
• Informeer uw administrateur, c.q. accountant.
• Geef daar waar nodig het btw-id door aan leveranciers en zakelijke klanten, in geval zij btw naar u verleggen.
• Verlegt u zelf de btw naar een andere eenmanszaak in Nederland? Plaats dan zowel uw eigen als het nieuw btw-id van de afnemer op de factuur.

Formeel gezien moet en mag u pas per 1 januari 2020 het nieuwe btw-id gebruiken. U kunt natuurlijk wel al een en ander voorbereiden en uw administrateur informeren. Moet u nieuw drukwerk bestellen? Houd dan nu al rekening met de wijzigingen.

Handelt u met andere EU landen?

Zoals gezegd dient ook bij handel binnen de EU vanaf 1 januari 2020 het nieuwe btw-id gebruikt te worden. Leveranciers uit andere EU landen hebben het nieuwe btw-id nodig voor de aangifte intracommunautaire prestaties. Dit geldt zowel voor de contacten met klanten in de EU als voor de regeling Mini One Stop Shop (MOSS).