Ook ondernemers en werknemers moeten eten en drinken. Hoe zit dat met de aftrekbaarheid van de kosten en van de btw? Dit artikel beschrijft de verschillende fiscale behandelingen van uitgaven voor eten en drinken in de onderneming.

Inkomstenbelasting

Aftrekbaar … Uitgaven voor eten en drinken met het oog op zakelijke belangen van de onderneming zijn aftrekbaar van de winst. Er geldt geen maximum voor deze kosten. Voorbeelden van deze kosten zijn kantinekosten en zakelijke besprekingen in horecagelegenheden. Uitgaven met privébedoelingen zijn niet aftrekbaar.

… maar beperkt. Voor de bepaling van de fiscale winst uit de onderneming zijn er wettelijke aftrekbeperkingen ingevoerd voor uitgaven voor eten en drinken. Deze zogenaamde gemengde kosten dienen op grond van de wet deels te worden uitgesloten.

Gemengde kosten deels uitsluiten. U kunt op twee manieren deze gemengde kosten deels uitsluiten. Voor de Wet Inkomstenbelasting is er een keuzemogelijkheid. Ofwel:

• U trekt alle kosten af maar corrigeert hiervoor door € 4.700 (forfait) bij de winst te tellen (in 2019 € 4.600);
• U mag er echter ook voor kiezen om slechts 80% van de gemengde kosten in aftrek te brengen (20% van de kosten dus niet).

Het is aan u om (samen met uw adviseur) te bepalen wat fiscaal het meest voordelig is.

En de vennootschapsbelasting?

Voor de Wet op de vennootschapsbelasting bestaat er ook een keuzemogelijkheid:

• U trekt alle kosten af en corrigeert door 0,4% van het belastbare loon van alle werknemers samen, met een minimum van € 4.700 bij de winst te tellen (2019: € 4.600);
• U mag er echter ook voor kiezen om slechts 73,5% van de gemengde kosten in aftrek te brengen (26,5% van de kosten dus niet).

Omzetbelasting

Hoofdregel voor de omzetbelasting is de omstandigheid of het zakelijke uitgaven betreft.

Eigen gebruik ondernemer. Als u als ondernemer voor u zelf eten en/of drinken koopt, dan is de btw niet aftrekbaar. Aanschaf van koffie/thee en overige kantineproducten kunnen een zakelijk karakter hebben en daardoor aftrek van btw rechtvaardigen. U als ondernemer moet bij vragen van de Belastingdienst aannemelijk maken dat de aanschaf van deze producten ook zakelijk is. Koffiebonen, koekjes, chips en cola als u geen kantoor, geen kantine en geen personeel heeft, is bijv. moeilijk aannemelijk te maken.

Consumptie in horecagelegenheden. Als ondernemer zult u vaker in een horecagelegenheid dineren, lunchen of een gewoon een kop koffie drinken. De btw op lunch met een werknemer, een diner met een klant of een snel ontbijt onderweg is echter niet aftrekbaar.

Personeelsfeest op locatie. Niet zelden wordt er een zaal afgehuurd en verzorgt de zaaleigenaar het eten en drinken. Of er wordt een partytent gehuurd en een cateraar zorgt voor de spijs en de drank. In alle gevallen waarbij een speciaal daarvoor ingerichte ruimte wordt gehuurd en een cateraar wordt ingeschakeld, is de btw niet aftrekbaar.

Eten en drinken voor personeel. Vaak wordt er ook eten en drinken op de zaak geleverd of in de kantine bezorgd. De btw is dan gewoon aftrekbaar. U kunt gedurende het jaar alle btw op de inkoop van eten en drinken in aftrek brengen. Maar … als u aan uw personeel een te lage vergoeding vraagt of het zelfs gratis verstrekt dan bevoordeelt u de werknemers. Zij betalen veel minder voor het eten en drinken dan wat gangbaar is in de horeca.

Broodje van het tankstation voor onderweg. Of de btw aftrekbaar is, hangt altijd van de vraag of het een zakelijke uitgave is. Een mens moet eten en dit is privé; kosten voor eten op zichzelf is geen zakelijke uitgave. Als u echter ’s avonds nog een afspraak heeft bij een klant en onderweg een broodje bij het tankstation koopt, dan is het zakelijk en de btw is wel aftrekbaar.

Correctie btw-aftrek bij vergoeding aan personeel

Eten en drinken voor een te lage vergoeding verstrekken wordt als vergoeding aan het personeel gezien. Deze bevoordeling moet voor de omzetbelasting worden gecorrigeerd. Als de vergoeding per werknemer per jaar méér is dan € 227, dan mag over het bedrag niet alle btw in aftrek worden gebracht. Dit staat beschreven in het BUA (Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting).

Voorbeeld 1
Bij bedrijf X krijgen alle 10 werknemers elke maand een gratis lunch aangeboden in de bedrijfskantine. Deze bevoordeling heeft per werknemer een waarde van € 150 per jaar. De volledige btw op de inkopen van het eten en drinken is dan aftrekbaar.

Voorbeeld 2
Bij bedrijf Y krijgen alle 10 werknemers elke week een gratis lunch aangeboden in de bedrijfskantine. Deze bevoordeling heeft per werknemer een waarde van € 300. De btw op de kantineverstrekkingen dient te worden gecorrigeerd. In dit geval 10 werknemer x € 300 x 9% btw = € 270.

Inkoop door horecabedrijven. Btw op inkopen van horecabedrijven is uiteraard volledig aftrekbaar als voorbelasting. De aangekochte goederen moeten dan natuurlijk wel gebruikt worden voor het tegen betaling uitserveren van maaltijden en dranken. Voor eigen gebruik door de ondernemer en het personeel moet u dus een correctie doen en is de btw op de inkoop niet aftrekbaar.

Niet aftrekbare btw zijn wél kosten

U ziet, vaak is de btw voor eten en drinken niet of slechts gedeeltelijk aftrekbaar. U mag echter de btw die niet aftrekbaar is wel als kosten aftrekken. Mits het een zakelijk aangelegenheid betrof uiteraard.

Administratie

U moet dus in uw boekhouding rekening houden met privé/zakelijk karakter, locatie, enz. En dan ook nog aftrekbaarheid van de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en de eventueel aftrekbare btw. Daar komt bovenop dat u eventueel nog deels zaken moet corrigeren. Als u de uitgave doet, weet u nog wel hoe het zit, maar weet u dat ook nog als u over 4 weken het bonnetje in uw boekhouding moet verwerken of de factuur moet boeken? Noteer dan altijd goed met wie u wanneer u wat heeft genuttigd, of wanneer, wat waarom en voor wie heeft besteld. En … zorg dat u alles goed met uw boekhouder communiceert.