Als werkgever bent u wettelijk verplicht om allerlei gegevens over de medewerker te bewaren. Dit wordt de personeelsadministratie genoemd. Het vastleggen van de personeelsadministratie gebeurt tegenwoordig veelal in een hrm-systeem, ook wel personeelsinformatiesysteem genoemd.

Wat is het doel van een hrm-systeem?

De wet. In feite is de wet de belangrijkste reden dat u als werkgever allerlei informatie over de medewerkers moet bijhouden. U bewaart de gegevens die u nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de medewerker uit te voeren. U bent als werkgever bijvoorbeeld verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren in uw administratie. Opgelet! Het identiteitsbewijs moet bij indiensttreding geldig zijn. Wanneer het identiteitsbewijs van een medewerker verloopt, hoeft u geen nieuwe kopie te maken.

Dossieropbouw. In een hrm-systeem worden allerlei gegevens van de werknemers opgeslagen. Er worden niet alleen gegevens opgeslagen, maar er wordt ook bijgehouden wanneer een werknemer ziek is, verlof opneemt, enz. Tevens kunnen er gespreksverslagen worden opgeslagen. Met een goed en volledig dossier voorkomt u in conflictsituaties een welles-nietes discussie en staat u sterker in uw schoenen.

Instroom-, doorstroom- en uitstroombeleid bepalen. De informatie uit een hrm-systeem kan u helpen bij een effectief personeelsmanagement. Er staan belangrijke kengetallen in een hrm-systeem. Duidelijke kengetallen zijn nodig voor de ontwikkeling van het personeel, ziekteverzuim, loonkosten enz.

Wat wordt er opgenomen in het hrm-systeem?

• Persoonlijke gegevens. NAW-gegevens, sollicitatiebrief en cv van de medewerker.
• Contracten en arbeidsvoorwaarden. Getekende arbeidsovereenkomst, origineel getekende geheimhoudingsverklaring en bonus- of targetregelingen.
• Functioneren en ontwikkeling. Functieomschrijvingen, salarisschaalindeling, verslagleggen gesprekken (bijv. beoordelingsgesprek) en officiële waarschuwingen.
• Ziekteverzuim. Ziekteregistratie en Arboverslaggeving.
• Diversen en bijzonderheden. Correspondentie met de medewerker en persoonlijke werkaantekeningen van bijv. de leidinggevende.

Wet bescherming persoonsgegevens en het aanleggen van een personeelsdossier

Met een hrm-systeem is heel veel mogelijk. Om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van de informatie dient u rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens. Aan het registreren van persoonsgegevens van medewerkers en het bijhouden van een personeelsdossier zijn strikte regels gebonden.

• U mag alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren.
• U bent verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier.
• Leg in een personeelsdossier alleen gegevens vast die ter zake doen. U mag niet meer gegevens vastleggen dan nodig is.
• Informeer uw medewerkers waarom de gegevens worden verzameld.
• De persoonsgegevens moeten worden beveiligd, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terecht komen.
• Bewaar de persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst u verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Denk bijv. aan de loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs. Voor andere gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens is de richtlijn: een bewaartermijn van 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is.
• U moet de medewerkers de mogelijkheid bieden om hun eigen gegevens in te zien en eventueel te corrigeren.

Let op. De Wet bescherming persoonsgegevens wordt per 25 mei 2018 vervangen voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het personeelsdossier digitaliseren

Het digitaliseren van een personeelsdossier in een hrm-systeem zorgt ervoor dat u gegevens snel kunt opzoeken en wijzigen, en het bespaart u veel ruimte. Een digitaal personeelsdossier levert u de volgende voordelen op:

1. Het digitaliseren van een personeelssysteem geeft u de mogelijkheid om een einddatum en signalering te zetten op bepaalde documenten. Zo ziet u wanneer gegevens verlopen zijn.
2. Zorg voor een volledig dossier. Een volledig dossier kan u in situaties helpen. Denk maar eens aan de hogere eisen die de wet werk en zekerheid stelt. Stel een aantal documenten verplicht in het personeelsdossier. Ontbreekt er een document dan kunt u een melding ontvangen.
3. Door een makkelijke vaste structuur kunt u sneller en makkelijker documenten terugvinden.
4. Vaak is een koppeling mogelijk met de salarisadministratie en dergelijke.