Het UBO-register is een feit!

1,5 miljoen organisaties moeten zich inschrijven in het UBO-register. U heeft weliswaar 18 maanden de tijd, maar u doet het maar beter zo snel mogelijk. Dan vergeet u het niet en loopt u geen risico’s op boetes.

Waarom eigenlijk een UBO-register?

Op grond van de 4e en 5e anti-witwasrichtlijn moesten de EU lidstaten op 10 januari 2020 een gedeeltelijk openbaar UBO register hebben. Uiteindelijk heeft de Eerste Kamer op 23 juni 2020 ingestemd met de invoering hiervan per 27 september 2020.

Het doel van deze richtlijn is het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld, belastingontduiking, fraude of terrorismefinanciering. Dit moet geschieden door registratie van de uiteindelijke belanghebbende bij een onderneming, dus degene die al dan niet op de voorgrond de lakens uitdeelt binnen het bedrijf.

In de praktijk komt dit neer op meer dan 1,5 miljoen organisaties die verplicht zijn hun eigenaren of personen die stemrecht of feitelijke zeggenschap hebben in te schrijven in dit nieuwe register.

Wat of wie is een UBO?

Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is iemand (een mens) die direct dan wel indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrecht of eigendomsbelang heeft in een Nederlands bedrijf of organisatie of personen die de feitelijke zeggenschap hebben over een onderneming, stichting of vereniging.

Voorbeeld direct en indirect aandelenkapitaal
Het aandelenkapitaal van JanPlezier BV bedraagt 1.200 aandelen van € 10. Jan bezit hiervan 420 aandelen. De andere aandelen (780 aandelen = 65%) zijn in het bezit van PietGeluk BV. De aandelen van PietGeluk BV zijn voor 80% eigendom van Piet en voor 20% van Threes.

• • Jan is UBO van JanPlezier BV, hij heeft direct meer dan 35% van de aandelen.
  • Piet is UBO van PietGeluk BV; hij heeft direct 80% van de aandelen én Piet is UBO van JanPlezier BV door het indirecte belang van 80% van 65% = 52%.
  • Threes is géén UBO van PietGeluk BV (20% direct belang) én ook niet van JanPlezier BV (13% indirect belang).

Voor welke type organisaties geldt de registratieplicht?

Bij de BV en NV zijn de aandeelhouders de UBO’s. Bij de personenvennootschappen, zoals de vennootschap onder firma (vof) en de maatschap, zijn dit de vennoten en maten. Voor een eenmanszaak geldt geen UBO-registratieplicht.

Exacte omvang niet zichtbaar. Bij de inschrijving moet uit drie staffels worden gekozen, waardoor de exacte omvang van het belang van de UBO niet zichtbaar is (25-50%, 50-75% en 75-100%).

Soort belang. Ook moet op het formulier de aard van het belang worden vermeld: bezit, zeggenschap of pseudo. Van een pseudo-UBO is bijvoorbeeld sprake als het aandelenkapitaal en de stemrechten zodanig versnipperd zijn, dat er niemand 25% of meer belang heeft. Dan kan er dus ook niemand als UBO kan worden aangemerkt en moet een pseudo-UBO worden ingeschreven. Dat zijn dan vaak bestuurders (directie) of managers van de onderneming.

Wie moet inschrijven?

Voor Nederlandse rechtspersonen moet de statutair bestuurder van de rechtspersoon zorgdragen voor de registratie.

Gegevens actueel houden. De statutair bestuurder is ook verantwoordelijk voor het updaten en actueel houden van de gegevens in het UBO-register. Voor het wijzigen van de gegevens geldt een wettelijke termijn van één week ná het ontstaan van de verandering. Een belangrijk aandachtpunt dus als er iets wijzigt in de verdeling en/of in de eigendom van het aandelenkapitaal.

Buitenlandse rechtspersonen. Voor buitenlandse rechtspersonen zoals een Ltd. of GmbH en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen (bijkantoren) in Nederland hebben, geldt geen registratieplicht in Nederland. Deze moeten zich inschrijven in het land van oprichting.

Voor wanneer moet er worden ingeschreven?

De Kamer van Koophandel gaat het UBO-register beheren. Voor bestaande inschrijvingen in het Handelsregister geldt dat binnen een periode van 18 maanden na 27 september 2020 de UBO’s moeten zijn ingeschreven. Dat is dus vóór 27 maart 2022. Voor nieuwe inschrijvingen in het Handelsregister vanaf 27 september 2020 vindt direct verplichte inschrijving in het UBO register plaats.

Hoe moet er worden ingeschreven?

De Kamer van Koophandel heeft toegezegd tijdig aan alle opgave-plichtige organisaties die in het Handelsregister staan een brief te sturen. Hierin staat hoe men de UBO kan inschrijven. Dit kan online, via een formulier of via de notaris.

Sancties bij niet (tijdige) inschrijving

Als stok achter de deur dat het UBO-register tijdig en volledig gevuld en actueel is, gelden er strenge sancties. Op niet (tijdige) inschrijving staat een taakstraf of geldboete oplopend tot maximaal € 21.750 of een gevangenisstraf voor de duur van maximaal 6 maanden. Als er sprake is van een opzettelijke niet-naleving is de gevangenisstraf maximaal 2 jaar.

Welke gegevens worden vastgelegd in het UBO-register?

De informatie die wordt opgenomen in het UBO-register bevat persoonlijke informatie van de UBO. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen openbare gegevens en niet openbare gegevens.

Openbare gegevens

• voornaam en achternaam;
• geboortemaand en jaar;
• nationaliteit;
• woonstaat;
• aard en omvang van het economische belang van de UBO.

In uitzonderingssituaties kan een UBO verzoeken om ook de openbare gegevens niet-openbaar te maken. Dit is het geval als de UBO minderjarig is, onder curatele of bewind staat en/of politiebeveiliging heeft.

De niet-openbare gegevens

• BSN;
• geboortedag;
• geboorteland en geboorteplaats;
• woonadres;
• afschrift van geldig identiteitsbewijs;
• afschrift van document waaruit het belang is af te lezen, zoals statuten, de vof-akte enz.

De openbare gegevens zijn bij de Kamer van Koophandel tegen betaling, op te zoeken op naam van de onderneming of rechtspersoon. Een zoektocht op naam van de UBO levert geen informatie op. De niet openbare gegevens kunnen alleen worden opgevraagd door bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid.

BAA ADVIES. Via een brief van de Kamer van Koophandel wordt u verzocht om de UBO in te schrijven. U heeft weliswaar tot 27 maart 2022 de tijd, maar gezien de hoge boetes schrijft u het beste zo snel mogelijk in. Wij mogen niet in úw naam registeren, maar kunnen u hiermee wel verder helpen.