Gedoe voorkomen met een correcte rittenregistratie

De Hoge Raad heeft een uitspraak gedaan dat de Belastingdienst géén gebruik mag maken van camerabeelden om uw rittenregistratie te controleren. Wat mogen ze wel? En hoe zorgt u ervoor dat u geen risico loopt?

Hoe zit dat met die camerabeelden?

Op steeds meer (snel)wegen hangen camera’s. Deze beelden worden niet alleen gebruikt door de politie maar bijvoorbeeld ook om ongelukken op te sporen of om files in de gaten te houden.

Privacywetgeving. De Belastingdienst ligt al enige tijd onder vuur omdat het gebruik van deze beelden mogelijk in strijd is met de privacywetgeving. Op 24 februari 2017 heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan.

De Belastingdienst mag bij het controleren van rittenregistraties géén gebruik maken van de foto’s en camerabeelden van de politie.

De uitspraak. De Hoge Raad komt namelijk tot het oordeel dat er in de Nederlandse wet geen grondslag is te vinden om de beelden voor belastingdoeleinden te gebruiken. In de betreffende casus ging het om het systematisch verzamelen, vastleggen, bewerken en jarenlang bewaren van gegevens en dat is wettelijk dus niet toegestaan. Lees de uitspraak van de Hoge Raad er nog eens op na.

Hoe mag de Belastingdienst dit (wel) controleren?

De Belastingdienst heeft allerlei manieren om een bijgehouden kilometeradministratie te beoordelen op volledigheid en juistheid. Denk daarbij aan facturen, kilometerstanden die bij het tanken moeten worden ingevuld en de vastleggingen in uw agenda. U zou niet de eerste zijn waarbij men de gereden kilometers checkt met de afspraken die in uw agenda staan. Verder wordt er ook weleens vergeleken met orderformulieren en rekeningen van de garage.

Wanneer moet u een rittenregistratie bijhouden?

Een rittenregistratie is helemaal niet verplicht. U heeft alleen goede registratie nodig als u de Belastingdienst ergens van wilt of moet overtuigen.

Bijtelling auto van de zaak. Zoals u wel weet, hoeft u een auto van de zaak niet bij uw inkomen te tellen als u er niet of nauwelijks privé mee rijdt. De grens ligt bij 500 kilometer. Maar … dan moet u dat wel kunnen aantonen. De Belastingdienst kan u namelijk om de rittenregistratie vragen om aan te tonen dat u niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden en dat het niet toepassen van de bijtelling terecht is. U heeft dan een sluitende rittenregistratie nodig.

Privéauto. Rijdt u uw privéauto ook zakelijk? Dan mag u voor zakelijke kilometers € 0,19 per kilometer declareren. In die € 0,19 zitten autokosten zoals brandstof, onderhoudskosten, parkeren e.d., die kunt u dus niet in aftrek brengen op de winst. De btw van deze autokosten mag u echter wel als voorbelasting aftrekken, maar dan alleen voor het zakelijke deel. U kunt hiervoor op twee manieren corrigeren:

1. door de zakelijk en privé gereden kilometers bij te houden in een kilometerregistratie:  betaalde voorbelasting * (zakelijke kilometers/totaal kilometers) = aftrekbaar; of
2. als u geen kilometers bijhoudt door 1,5% van de cataloguswaarde op btw-aftrek in mindering te brengen.

Waar moet een sluitende rittenregistratie aan voldoen?

Een volledige rittenregistratie moet ten minste de volgende gegevens bevatten:

• Gegevens auto (merk, kenteken)
• Kalenderjaar
• Rit gegevens
  • Datum
  • Beginstand kilometerstand
  • Eindstand kilometerstand
  • Adres vertrekpunt
  • Adres eventuele tussenbestemming
  • Adres eindbestemming
  • Verreden kilometers
  • Karakter van de bestemming: zakelijk of privé

Nog enkele tips

• Nummer de ritten per dag.
• Wijkt uw route af van de normale, gebruikelijke route, geef dan aan welke route u gereden heeft. Voeg toe waarom u niet de gebruikelijke route heeft kunnen rijden (denk aan verkeerssituaties).
• Download het excelbestand Rittenregistratie en gebruik dit voor uw administratie.

BAA ADVIES. De Belastingdienst mag géén camerabeelden gebruiken om uw rittenregistratie te controleren. Zorg ervoor dat uw agenda, tankbonnen, e.d. aansluiten op uw kilometerregistratie. Zo voorkomt u dat u twijfels opwekt bij de Belastingdienst.