De klant wil of kan niet betalen. Hoe zit dat met de btw?

U heeft het vast al eens meegemaakt. U levert een bepaalde dienst, stuurt hiervoor een factuur, draagt de vermelde omzetbelasting af en vervolgens… wordt de factuur niet betaald. Balen! U krijgt niet betaald én heeft de btw al afgedragen. Kunt u die btw nog terugkrijgen? En zo ja, hoe?

Hoe kunt u de afgedragen omzetbelasting terugvragen?

In de Wet op de Omzetbelasting staat dat u de afgedragen omzetbelasting kunt terugvragen als een klant/afnemer niet betaalt. Het terugvragen van omzetbelasting bij zo’n oninbare vordering is echter alleen mogelijk door een schriftelijk verzoek in te dienen bij uw belastingkantoor.

Voorwaarde voor teruggave btw. Om de omzetbelasting terug te kunnen krijgen, moet u aannemelijk kunnen maken dat de afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen. Let op, u hoeft niet per se een deurwaarder in te schakelen om de wanbetaling van de afnemer aan te tonen. Het is voldoende als u aan kunt tonen dat u verschillende pogingen heeft ondernomen om de factuur te innen. Denk aan het versturen van herinneringen, aanmaningen en overige schriftelijke correspondentie.

Zeker vermelden. Verder moet u in ieder geval in het verzoek vermelden:

• naam en adres van de afnemer;
• factuurdatum en factuurnummer;
• het niet betaalde bedrag;
• het bedrag aan omzetbelasting dat u terug vraagt.

Wanneer moet u het verzoek indienen?

Het verzoek moet schriftelijk worden ingediend bij uw belastingkantoor binnen één maand na afloop van het tijdvak waarin het recht op teruggave van afgedragen omzetbelasting is ontstaan. Dit recht ontstaat op het moment wanneer redelijkerwijs aangenomen kan worden dat de afnemer niet zal betalen. Denk bijvoorbeeld aan een brief of email waarin de afnemer verklaart de factuur niet te gaan betalen. In de praktijk wordt als uiterste datum voor het indienen van het verzoek om teruggave de datum aangehouden “waarin de betaling in rechte niet meer kan worden gevorderd”. Dit is bijvoorbeeld het geval als de afnemer failliet is verklaard.

Voorbeeld
• 18 januari 2016	Factuurdatum
• 2 februari 2016	“Alles naar wens”-telefoontje
• 18 februari 2016	Schriftelijke herinnering
• 26 februari 2016	Telefonische herinnering
• 2 maart 2016	Laatste aanmaning
• 12 maart 2016	Telefonische aanmaning
• 17 maart 2016	Eventueel inschakelen incassobureau
• 11 april 2016	Uiterlijke datum btw terugvragen als u besloten heeft na 12 maart geen verdere incasso-stappen meer te nemen.

Als u te laat bent. Doet u het verzoek niet binnen één maand na het tijdvak waarin redelijkerwijs is vast komen te staan dat de vordering niet zal worden voldaan, dan verklaart de Belastingdienst het verzoek niet ontvankelijk. Maar de Belastingdienst kan uw verzoek dan wel ambtshalve in behandeling nemen. Doet men dat toch niet, dan is beroep bij de Rechtbank niet meer mogelijk. Dien dus uw verzoek tijdig in.

Kunt u een creditfactuur gebruiken om de btw te verrekenen?

In de praktijk komt het nogal eens voor dat een leverancier voor een onbetaalde factuur een creditfactuur maakt en deze enkel in de eigen administratie houdt. Let op, dat is juridisch niet toegestaan. Het is bovendien ook niet toegestaan als u die creditfactuur naar de afnemer stuurt met dezelfde datum als de oorspronkelijke factuur. Een creditfactuur kunt u alleen gebruiken als de overeenkomst wordt ontbonden, minder wordt geleverd dan afgesproken of de prijs wordt verlaagd.

Vier bijzondere situaties

1. De klant betaalt een deel. Als de klant slechts een gedeelte van de factuur betaalt, moet dat bedrag evenredig worden verdeeld over de prestatie en de omzetbelasting. Het is niet juist om te stellen dat de prestatie is voldaan en de omzetbelasting niet.
   

   Voorbeeld
   Openstaande factuur:	€ 1.210 (incl. € 210 btw)
   Klant betaalt:	€ 500
   De vordering bedraagt dan:	€ 710,- (incl. € 123 btw).
   Het openstaande bedrag is dus NIET € 500,- plus € 210 btw. En als verdere betalingen uitblijven, kunt u dus NIET € 210 terugvragen, maar € 123.

2. Wat met extra vorderingskosten? Indien u extra kosten maakt om een factuur te innen, denk aan aanmaningskosten, invorderingskosten en eventuele rente, dan kunt u deze kosten doorberekenen aan uw klant. Als een klant geld overmaakt, moet u dat eerst toekennen aan deze gemaakte kosten. Een betaling van uw klant moet dan eerst worden toegerekend aan deze kosten en rente, vervolgens aan de prestatie.
   

   Voorbeeld
   Openstaande factuur:	€ 1.210 (incl. € 210 btw)
   Incassokosten en rente:	€ 290
   Totale vordering	€ 1.500
   Als de klant nu € 1.000 betaalt, dan moet u dit eerst afboeken op de incassokosten en de rente. De resterende € 500 moet u weer evenredig verdelen over de hoofdsom en de btw (zie situatie 1).

3. U komt een lening overeen. Stel, de klant kan echt niet meteen betalen en u komt met hem een lening overeen. U zet de vordering, de openstaande factuur, dan dus om in een lening. Op dat moment is de oorspronkelijke vordering voldaan en vervalt het recht om de afgedragen omzetbelasting terug te vragen als de klant alsnog de lening niet, of niet helemaal, aflost.
4. De kredietverzekering keert uit. Om de risico’s van niet betalende afnemers te dekken kunt u een kredietverzekering afsluiten. Als een klant niet betaalt dan keert de verzekeringsmaatschappij een bepaald bedrag uit. Deze uitkering wordt dan niet gezien als betaling van de factuur door de afnemer. In deze situatie behoudt u dus het recht om de afgedragen terug te vragen!

BAA ADVIES. Als u weet dat een klant een openstaande factuur niet gaat betalen, vraag dan tijdig de reeds afgedragen btw terug en/of infomeer uw boekhouder. De btw verrekenen in bijzondere situaties, zoals een gedeeltelijke betaling en bij incassokosten, is geen sinecure. Laat u dan goed adviseren.