BV en jaarrekening deponeren? Let op de termijnen!

Na afloop van elk financieel jaar wordt de jaarrekening opgesteld. Bestuur en aandeelhouders stellen deze dan vast en vervolgens moet die worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Gebeurt dit niet op tijd, dan kan dat onaangename gevolgen voor het bestuur hebben.

De jaarrekening: van opstellen tot en met deponeren

In dit artikel richten we ons op de BV, de besloten vennootschap.

Opstellen. De accountant/boekhouder stelt de jaarrekening samen. Officieel is het echter het bestuur dat de jaarrekening opstelt. Het bestuur legt dan, formeel gezegd, de jaarrekening ten kantore van de vennootschap. Belanghebbenden kunnen dan daar de jaarrekening inzien.

Accountantsverklaring. Indien sprake is van een middelgrote of grote onderneming dient de jaarrekening te worden gecontroleerd door een accountant (RA of AA).

Ondertekening door bestuurders. Daarna kan de jaarrekening door de bestuurders en eventueel door de commissarissen getekend worden.

Vasstellen. De aandeelhoudersvergadering moet nu de opgestelde en ondertekende jaarrekening vaststellen. Er staat een expliciete termijn in de wet genoemd waarop de jaarrekening vastgesteld moet zijn.

Publiceren/deponeren. Tenslotte moet de jaarrekening nog gepubliceerd worden bij de Kamer van Koophandel.

Wat zijn de verplichte termijnen?

Opstellen en ondertekenen. De directie moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening opstellen en de bestuurders moeten deze dan goedkeuren. Als het boekjaar eindigt op 31 december 2021 dan moet de jaarrekening uiterlijk 31 mei 2022 zijn opgesteld.

Soms heeft het bestuur van de BV meer tijd nodig om de jaarrekening op te stellen. Vanwege buitengewone omstandigheden kan de aandeelhoudersvergadering dan besluiten om het bestuur maximaal vijf maanden uitstel te verlenen.

Hierdoor is de maximale termijn voor het opstellen van de jaarrekening 10 maanden na afloop van het boekjaar. Als het boekjaar eindigde op 31 december 2021 dan moet de jaarrekening dus uiterlijk 31 oktober 2022 zijn opgesteld.

Vaststellen en deponeren. De wet schrijft voor dat ná het opstellen, de jaarrekening binnen twee maanden moet worden vastgesteld door de algemene vergadering (van aandeelhouders). De jaarrekening dient vervolgens uiterlijk 8 dagen na vaststelling te worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar dan is de uiterste deponeerdatum dan 8 augustus (5mnd + 2mnd + 8 dagen). Bij maximaal uitstel is dat 31 december (5mnd + 5mnd + 2mnd)

Door de uitbraak van de coronapandemie is de tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid in werking getreden. In dit besluit staat beschreven dat ook het bestuur zelf mag besluiten om de termijn voor het opstellen van de jaarrekening te verlengen. Hiervoor is er dan geen goedkeuring van de aandeelhoudersvergadering nodig. Deze gewijzigde wet is 17 december 2020 ingegaan en vervalt op 1 oktober 2023.

Zijn de aandeelhouders ook bestuurders?

De wet heeft een uitzondering gemaakt voor de situatie dat de aandeelhouders ook bestuurders zijn. De ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders, geldt dan meteen ook als vaststelling van de jaarrekening door de aandeelhouders. De jaarrekening is dan binnen de wettelijke termijn van 5 maanden (met verleend uitstel 10 maanden) vastgesteld. Met een publicatietermijn van 8 dagen moet de jaarrekening dan uiterlijk 8 november 2022 zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De wet laat echter ook toe om in de statuten te regelen dat ondertekening door de bestuurders die ook de aandeelhouders zijn niet geldt als vaststelling van de jaarrekening.

In geval van nood: geen voorlopige cijfers, maar een niet-vastgestelde jaarrekening

Deponeer geen voorlopige cijfers. In geval van nood kozen veel bestuurders in het verleden om voorlopige cijfers te deponeren bij de Kamer van Koophandel om zo aan de publicatieplicht te voldoen. Bijvoorbeeld als de jaarrekening niet tijdig was opgesteld of vastgesteld. De Kamer van Koophandel weigert echter inmiddels vaak zulke jaarrekeningen. Een dergelijke voorlopige jaarrekening is een risico voor de bestuurder. Er wordt namelijk niet alleen niet voldaan aan de publicatieplicht, maar ook wordt er niet voldaan aan de plicht om tijdig de jaarrekening op te stellen.

Deponeren van definitieve ondertekende maar niet vastgestelde jaarrekening. Om het bestuur te beschermen biedt de wet een alternatief, namelijk het deponeren van een niet-vastgestelde jaarrekening. Dit mag enkel in het geval de aandeelhoudersvergadering niet tijdig de jaarrekening heeft kunnen vaststellen. De deponering is dan geen voorlopige jaarrekening, maar de definitieve door de directie ondertekende jaarrekening. Er dient dan nog wel te worden vermeld dat de jaarrekening niet is vastgesteld door de aandeelhoudersvergadering. Indien de jaarrekening op een later tijdstip alsnog wordt vastgesteld, dient deze na vaststelling alsnog te worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Gevolgen niet tijdig deponeren

Economisch delict. Het niet tijdig deponeren kan vervelende gevolgen hebben voor de BV en het bestuur. Allereerst is het een economisch delict, dat kan worden bestraft met een boete, taakstraf of hechtenis. De boete is maximaal € 22.500 (2022) en kan leiden tot een mogelijke aantekening op het strafblad van de rechtspersoon.

Een ander gevolg is de bestuurdersaansprakelijkheid. Het niet of te laat deponeren van de jaarrekening kan dan in geval van faillissement worden aangemerkt als daad van onbehoorlijk bestuur. Dit hangt uiteraard van de verdere omstandigheden af. Als er inderdaad bestuurdersaansprakelijkheid aanwezig wordt geacht, dan kunnen de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor de schulden en/of het boedeltekort.

BAA ADVIES. Het niet of niet tijdig publiceren van de jaarrekening kan ernstige gevolgen hebben voor de bestuurder. Houd u daarom aan de wettige termijnen en overleg met uw adviseur als u denkt dat u het niet gaat halen.