Verklaring geen privégebruik auto (van de zaak): voorkom problemen
Bent u werknemer en rijdt u in een auto van de werkgever? Dan kunt u de bijtelling met een ‘verklaring geen privégebruik auto’ voorkomen. In dit artikel leest u meer over de voorwaarden voor het toepassen van deze verklaring.
De verklaring geen privégebruik auto
Zelf aanvragen. Om bijtelling over het gebruik van de auto van de zaak te voorkomen (de werkgever telt dan niets bij op het loon, voor het voordeel van het privégebruik), kan een ‘verklaring geen privégebruik auto’ (hierna: verklaring) worden aangevraagd. Deze verklaring kan uitsluitend door werknemers worden aangevraagd via het eigen portaal op Mijn Belastingdienst met DigiD (of op papier). De werkgever kan dit niet voor werknemers aanvragen.
Sluitende kilometeradministratie noodzakelijk. De verklaring geldt voor de werknemer voor het gebruik van één specifiek kenteken. Een verandering in kenteken dient direct gemeld te worden. Met deze verklaring geeft de werknemer aan de werkgever en de Belastingdienst aan dat er in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometers privé wordt gereden met die auto. Dit moet de werknemer aan de werkgever en de Belastingdienst kunnen aantonen middels een sluitende kilometeradministratie.
Geen terugwerkende kracht. Met deze verklaring kan de werkgever bijtelling achterwege laten, maar niet met terugwerkende kracht. De loontijdvakken waarover al loon is ontvangen, kunnen niet meer aangepast worden. Het afzien van de bijtelling gaat in vanaf de datum vermeld op de verklaring.
Sluitende kilometeradministratie
De werknemer is verplicht een sluitende kilometeradministratie (of rittenregistratie) bij te houden om aan te kunnen tonen dat niet meer dan 500 kilometer privé wordt gereden met de auto. De werknemer moet dagelijks een registratie hiervan bijhouden om dit aan te kunnen tonen.
In de rittenregistratie moet worden opgenomen:
- het merk van de auto;
- het type auto;
- het kenteken van de auto;
- de periode waarin de auto wordt gebruikt; en
- de ritgegevens.
Per rit dient te worden vermeld:
- de datum;
- de begin- en eindstand van de kilometerteller;
- het vertrek- en aankomstadres. Betreft het een afspraak en reed u daar vanaf uw werkadres heen en daarna weer terug, dan hebt u twee ritten gemaakt;
- de route die u hebt gereden, als dit niet de meest gebruikelijke route is;
- of het een privérit is of een zakelijke rit betreft;
- de privé-omrij-kilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.
Speciale situaties
Twee werkgevers in één kalenderjaar. Heeft u twee werkgevers in één kalenderjaar en bij beide een auto van de zaak? Dan tellen de privékilometers gereden bij de eerste werkgever niet mee bij de privékilometers van de tweede werkgever. In theorie kunt u dus 1.000 privékilometers rijden in dienstbetrekking bij twee werkgevers.
Niet het hele kalenderjaar bij werkgever in dienst. Dan mag u minder dan 500 privékilometers rijden om bijtelling te voorkomen. Als u bijvoorbeeld 6 maanden in dienst bent en u rijdt in die periode 400 privékilometers, dan moeten deze privékilometers worden teruggerekend naar 12 maanden. Omgerekend zijn dat dan 1.000 kilometers (500 : 6 x 12). In dat geval wordt dus meer dan 500 kilometer privé gereden in een kalenderjaar en moet er rekening worden gehouden met een bijtelling.
Meerdere auto’s ter beschikking. Krijgt u gedurende het jaar een andere auto ter beschikking? Dan moet u rekening houden met het totaal aantal privékilometers dat in het kalenderjaar wordt gereden met die auto’s. Blijkt uit de sluitende kilometeradministratie dat toch meer dan 500 kilometer privé wordt gereden, dan moet de verklaring worden ingetrokken.
Het intrekken van de verklaring
De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig en hoeft dus niet ieder jaar opnieuw te worden aangevraagd. De verklaring geldt voor de werknemer en moet bij veranderingen worden aangepast. Krijgt de werknemer een andere auto ter beschikking dan moet het nieuwe kenteken worden doorgegeven. Mocht de auto niet meer ter beschikking staan of wordt meer dan 500 kilometer privé gereden, dan moet de verklaring per direct worden ingetrokken.
De werkgever zal vanaf dat moment een bedrag bij het loon tellen voor het voordeel van het privégebruik (bijtelling). De Belastingdienst zal een naheffingsaanslag voor het privégebruik opleggen aan de werknemer. De naheffingsaanslag is voor de periode in het kalenderjaar waarin een auto ter beschikking stond en de werkgever geen bijtelling heeft toegepast, waarbij wel een bijtelling had moeten plaatsvinden.
Kans op een boete is aanwezig
De werknemer dient een wijziging in kenteken en privégebruik door te geven aan de Belastingdienst en de werkgever. Geeft de werknemer niet door dat de verklaring moet worden ingetrokken, terwijl er meer dan 500 kilometer privé wordt gereden? Dan zal aan de werknemer naast de naheffingsaanslag ook een boete opgelegd worden. Deze boete kan oplopen tot maximaal € 5.278 en is afhankelijk van het door de Belastingdienst vastgestelde vergrijp.
| BAA ADVIES. Rijdt een werknemer minder dan 500 km privé per jaar, dan kan met een ‘verklaring geen privégebruik auto’ én met een sluitende rittenregistratie de fiscale bijtelling worden voorkomen. Wijzigingen (meer kilometers, andere auto, e.d.) moeten meteen worden doorgegeven om een boete te voorkomen. |
