Denk goed na voordat u iets weggooit

In de wet staat dat u uw administratie 7 jaar moet bewaren. Maar hierop bestaan een aantal uitzonderingen. Let dus goed op dat u niet zomaar iets weggooit en voorkom gedoe met de Belastingdienst.

De bewaartijd voor uw basisgegevens

Bewaartijd van basisgegevens. In artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen is geregeld hoe lang iedere ondernemer verplicht is zijn administratie te bewaren. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Denk hierbij aan:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie; en
• de loonadministratie.

Deze basisgegevens moet u 7 jaar bewaren. Na deze termijn zal de Belastingdienst hier niet meer naar vragen.

Uitzonderingen 10 jaar. Voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens 10 jaar bewaren. Dit komt door de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting. Ook ondernemers die elektronische diensten, radio- en televisieomroep- en telecommunicatiediensten leveren, moeten hun bescheiden 10 jaar bewaren.

Verplicht om inlichtingen te verschaffen

Verder is in artikel 47 van de wet geregeld dat de Belastingdienst eenieder kan verplichten om inlichtingen te verschaffen die van belang kunnen zijn voor de aangifte. Maar wat nu als de Belastingdienst u om gegevens vraagt die ouder zijn dan de fiscale bewaartermijn van 7 dan wel 10 jaar? Bent u dan verplicht om deze gegevens te verstrekken?

Wat zegt de Hoge Raad?

Fiscale bewaartermijn verstreken. Een soortgelijk geval speelde in een recente uitspraak van de Hoge Raad. Het ging om iemand met een rekening bij de Kredietbank Luxemburg. Deze KB Lux-rekeninghouder werd gevraagd (gesommeerd) inlichtingen te verstrekken over banksaldi die er in 1994 zouden zijn geweest. Omdat de fiscale bewaartermijn ruim was verstreken kon belastingplichtige niet aan dit verzoek en haar inlichtingenplicht voldoen. De Belastingdienst nam hier geen genoegen mee en stapte naar de rechter.

De fiscus kreeg gelijk. De rechter stelde de Belastingdienst in het gelijk en veroordeelde belastingplichtige om alle benodigde gegevens aan de Belastingdienst aan te leveren, ook al was de bewaartermijn (ruimschoots) verstreken. Zou de belastingplichtige dit niet doen, dan stond er een dwangsom van € 5.000 per werkdag met een maximum van € 250.000 op hem te wachten. In haar uitspraak gaf de Hoge Raad meer duidelijkheid over de situatie wanneer om informatie wordt verzocht terwijl de bewaartermijn is verstreken.

Artikel 47 en 52 bevatten verschillende verplichtingen

Volgens de Hoge Raad bevatten art. 47 AWR en art. 52 AWR van elkaar te onderscheiden verplichtingen. “Art. 47 AWR verplicht tot het – desgevraagd – verstrekken van gegevens en inlichtingen. Deze verplichting geldt voor alle (vermoedelijke) belastingplichtigen en is niet aan een termijn gebonden”. Met andere woorden, deze termijn verjaart niet na 7 of 10 jaar.

Bewaarplicht 7 jaar alléén voor basisgegevens. De bewaarplicht van art. 52 AWR van 7 jaar (of soms 10 jaar) geldt alléén voor de basisgegevens zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, de loonadministratie en de voorraadmutatie. Alle overige gegevens dient u te allen tijde te kunnen overleggen als er op grond van art. 47 AWR om wordt gevraagd.

Dus?

Wees verstandig en gooi niet zomaar iets weg. Alle bescheiden met een permanent karakter (denk bijvoorbeeld aan de leningsovereenkomst die u ooit in het verleden bij uw eigen B.V. heeft gesloten) moet u blijven bewaren. Ook al is de termijn van art. 52 AWR verstreken.

BAA ADVIES. Wees verstandig en gooi uw administratie niet zomaar weg. Wordt u door de Belastingdienst gesommeerd inlichtingen te verstrekken, informeer dan bij uw contactpersoon bij BAA naar uw rechten én plichten.