Vier tips voor de salarisadministratie

Als ondernemer moet u aan duizend-en-een dingen denken. En als u personeel heeft al helemaal. Daarom in dit artikel vier onderwerpen waar snel fouten mee gemaakt worden. En natuurlijk vier tips om deze fouten te voorkomen.

Tip 1. WGA Eigenrisicodrager – wanneer moet/kunt u kiezen?

Kiezen voor 1 oktober 2016? Vanaf 1 januari 2017 vinden er veranderingen plaats rondom het eigenrisicodragerschap. U leest wellicht her en der dat u vóór 1 oktober 2016 een keuze moet maken. De keuze of u verzekerd wilt blijven bij het UWV of bij een verzekeringsmaatschappij is echter afhankelijk van de premies die zij voor het nieuwe jaar gaan hanteren. Laten deze premies nou net niet tijdig bekend zijn voordat u uw keuze moet maken.

Of voor 1 april 2017? Geen paniek, u kunt ook beslissen vóór 1 april 2017 en dan kunt u per 1 juli 2017 eigenrisicodrager worden. U kunt dus wachten totdat zowel het UWV als de verzekeringsmaatschappijen de premies beschikbaar hebben. Hierdoor kunt u een overwogen keuze maken en de premies vergelijken. Jaarlijks zijn er dus twee keuze momenten.

BAA ADVIES. Wacht met kiezen tussen UWV en verzekeringsmaatschappij totdat de premies beschikbaar zijn.

Tip 2. Beschikking Werkhervattingskas – controleer deze goed

Elk jaar ontvangt u de beschikking voor de premie gedifferentieerde premie Werkhervattingskas. Deze worden meestal rond november/december naar de werkgever verstuurd. Het is belangrijk dat deze beschikking goed gecontroleerd wordt.

In de praktijk komt het nogal eens voor dat er bijvoorbeeld een onjuiste sector op de brief staat, of dat deze afwijkt van vorig jaar. Uw salarisadministrateur moet de sector uit de beschikking toepassen en als achteraf blijkt dat deze toch onjuist is, dan heeft u de beschikking van de Belastingdienst nodig.

BAA ADVIES. Stuur of mail ons een kopie van de beschikking. Wij passen dan de juiste sector toe, controleren voor u de premie en verwerken de juiste premie in uw aangifte loonheffingen. Bovendien hebben wij dan de brief in ons dossier voor het geval als bijvoorbeeld de premie later wijzigt.

Tip 3. Identificatieplicht – vergeet dit niet

Ook voor stagiair(e)s en ingeleend personeel. Als werkgever bent u verplicht om een kopie van een geldig legitimatiebewijs van alle medewerkers in uw administratie te bewaren. Deze plicht geldt ook voor stagiair(e)s en ingeleend personeel.

Vergeet de achterkant niet. Een kopie van de achterkant is ook noodzakelijk omdat het BSN (burgerservicenummer) tegenwoordig op de achterkant staat. U moet voldoen aan de identificatieplicht om te voorkomen dat het hoge anoniementarief wordt gehanteerd.

BAA ADVIES. Bewaar ook een kopie van een gelding legitimatiebewijs van stagiair(e)s en ingeleend personeel. En vergeet daarbij niet de achterkant te kopiëren.

Tip 4. Nettoloonafspraak – loop geen risico

Er worden met veel medewerkers nettoloonafspraken gemaakt. Het is voor werknemers namelijk prettig om te weten wat ze daadwerkelijk op hun bankrekening ontvangen. Wettelijk gezien is het ook toegestaan om een nettoloonafspraak te maken, maar wat zijn de risico’s?

• Risico 1. De werknemer moet bruto wel altijd boven het minimumloon of boven minimum cao-loon uitkomen.
• Risico 2. Voor u is het belangrijk dat de werknemer de heffingskorting toepast. Het brutoloon (en dus de werkgeverskosten) zal namelijk anders een stuk hoger uitvallen. Daarnaast zou de werknemer de ingehouden loonheffing via de inkomstenbelasting terug kunnen vragen terwijl deze door u betaald wordt bij een nettoloonafspraak.
• Risico 3. U draait als werkgever op voor eventuele overheidsmaatregelen die effect hebben op het nettoloon, bijvoorbeeld veranderingen in de belastingtarieven.
• Risico 4. Bij eventuele kostenvergoedingen moet u binnen de belastingvrije mogelijkheden blijven, anders draait u voor de belastingheffing op. Een reiskostenvergoeding van € 0,30 per kilometer wordt voor u dan duurder omdat ú over de € 0,11 (€ 0,30 minus € 0,19 belastingvrij) de belastingheffing moet betalen.

Wat is slim om te doen?

Noem de werknemer een brutoloon en laat uw salarisadministratie een bruto/netto-berekening maken. Dit is een ingewikkelde berekening die u nauwelijks zelf kunt maken. Kom dan officieel het brutoloon met de werknemer overeen en leg dat vast in de arbeidsovereenkomst.

Heeft u momenteel al nettoloonafspraken met werknemers, dan kunt u eventueel een aanvullende overeenkomst opstellen met daarin een wijziging van de bepaling over het salaris. Maar u kunt dat niet eenzijdig overeenkomen, uw werknemer moet het er wel mee eens zijn.

BAA ADVIES. Laat uw salarisadministratie een bruto/netto-berekening maken en leg deze uw nieuwe werknemer voor. In de arbeidsovereenkomst neemt u dan een brutoloon op. Zo loopt u de minste risico’s.