Hoe zit het met overtollige of een tekort aan vakantiedagen?

De zomervakantie is voorbij en werknemers hebben weer de batterij kunnen opladen. Maar hoe zit het met de overtollige vakantiedagen die ze nog hebben? En wat als men vakantiedagen tekortkomt? Wat zijn de regels?

Twee soorten vakantiedagen

Even nog alle relevante regels op een rijtje … Om te beginnen zijn er twee soorten vakantiedagen:

Wettelijke vakantiedagen. Iedere werknemer heeft recht op wettelijke vakantiedagen. Het aantal wordt vastgesteld aan de hand van het aantal uren dat iemand per week werkt. Na een jaar werken heeft een werknemer recht op vier keer het aantal uren dat hij/zij per week werkt.
Bovenwettelijke vakantiedagen. Veel werkgevers bieden hun personeel meer vakantiedagen dan alleen de wettelijke vakantiedagen. De afspraken hierover staan in een CAO of in een arbeidscontract of personeelshandboek.

Vervallen vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen. Deze zijn niet onbeperkt houdbaar. Uw werknemer moet ze binnen zes maanden na het opbouwjaar opnemen. De wettelijke vakantiedagen die de werknemer in 2022 heeft opgebouwd, vervallen dus op 1 juli 2023.

Bovenwettelijke vakantiedagen. Vakantiedagen die u méér geeft dan dat u verplicht bent, blijven vijf jaar geldig. Na deze verjaringstermijn vervallen de vakantiedagen. Vakantiedagen die uw werknemer heeft opgebouwd in 2022 en die hij op het eind van het jaar nog overheeft, kan hij opnemen tot en met 2027.

Informeer tijdig uw werknemers

Het is belangrijk dat u uw werknemers op tijd informeert over de vervallen vakantiedagen. Een HR-systeem kan daarbij een handig hulpmiddel zijn maar u kunt ook simpelweg een jaarlijks actiepunt in uw agenda noteren. Als u uw werknemers niet tijdig informeert, behouden zij het recht op hun niet-opgenomen vakantiedagen. Dat geldt voor zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen.

Opgelet. De termijn van de wettelijke vakantiedagen is niet van toepassing als de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen.

Dus de vakantiedagen dan maar uitbetalen?

Wettelijke vakantiedagen. Zoals gezegd, iedere werknemer in Nederland heeft recht op zijn/haar minimumaantal vakantiedagen. Daarom mogen deze niet in geld uitgekeerd worden zolang het arbeidscontract van kracht is. Wettelijke vakantiedagen mogen alleen worden uitbetaald bij het vertrek of ontslag van de werknemer.

Bovenwettelijke vakantiedagen. Deze mag u wel uitkeren als dit is vastgesteld in de cao voor uw bedrijf of in het contract met uw werknemer. U mag echter een werknemer nooit dwingen op zijn bovenwettelijke vakantiedagen om te laten zetten in salaris. Andersom mag uw werknemer ook niet eisen dat zijn bovenwettelijke vakantiedagen worden uitbetaald. U mag een dergelijk verzoek weigeren.

Ziek geweest tijdens vakantie?

Als uw werknemer ziek is geweest tijdens de vakantie, dan raakt uw werknemer de vakantiedagen waarop hij ziek was niet kwijt. Deze dagen worden ziektedagen. Uw werknemer moet zich tijdens de vakantie wél aan de verzuimregels houden. Dat geldt dus ook voor de ziekmelding.

Vakantiedagen te kort is ook mogelijk

Het kan best zo zijn dat uw werknemer na de zomervakantie vakantiedagen te kort komt. Het duurt tenslotte nog vier of vijf maanden voordat het nieuwe jaar begint.

Vakantiedagen kopen. Een werknemer kan dan met de vraag komen of hij vakantiedagen mag kopen. Uw werknemer mag salaris inleveren tegen extra verlof. In sommige cao’s is dit opgenomen, maar u kunt ook zelf een regeling invoeren binnen uw bedrijf. Leg dit wel duidelijk vast in het contract van uw medewerker en in het personeelshandboek, want er zitten voorwaarden aan het invoeren van deze regeling. Denk o.a. aan het volgende:

Een vakantiedag wordt berekend aan de hand van dan geldende salaris, inclusief vakantiegeld, eventuele dertiende maand en andere vaste emolumenten.
Alle medewerkers dienen gelijk te worden behandeld. U moet er dus een officiële regeling voor invoeren. U mag ook geen onderscheid maken tussen fulltimers en parttimers.
Een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (pvt) moet met de regeling instemmen.
Neem in de regeling op dat de extra dagen moeten worden opgenomen in het jaar dat ze zijn aangevraagd.
En dat de dagen moeten worden gebruikt voor vakantie en niet voor nevenwerkzaamheden.

Onbetaald verlof. Uw werknemer kan ook onbetaald verlof opnemen, maar daar komt ook het nodige bij kijken.

Onbetaald verlof opnemen

Als een werknemer een verzoek indient voor onbetaald verlof, moet u dat in principe accepteren. Weigeren mag alleen als u kunt aantonen dat er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn om de werknemer te verplichten aan het werk te blijven.

Als u akkoord gaat met de verlofaanvraag, bespreek dan zeker onderstaande zaken en zet in onderling overleg een aantal duidelijke afspraken op papier.

Vervanging. Iemand anders moet het werk gaan doen en u moet dus voor vervanging zorgen. Wellicht dat de werknemer die vrij wil nemen daar goede ideeën over heeft.
Vakantiedagen. Tijdens het onbetaald verlof bouwt uw werknemer geen vakantiedagen op. Wijs hierop.
Loon. Uw werknemer heeft vanzelfsprekend geen recht op salaris bij volledig onbetaald verlof. Bij gedeeltelijk onbetaald verlof heeft men uiteraard recht op een deel van het salaris.
Tijdsduur. Spreek af hoelang uw werknemer onbetaald verlof opneemt. Dit kan in principe onbeperkt, maar in de praktijk wordt vanwege mogelijke gevolgen voor ziekte-, WW- en WIA-uitkeringen meestal een periode van maximaal 18 maanden gehanteerd.
Pensioen. Tijdens het onbetaald verlof van uw werknemer hoeft u geen pensioenpremie af te dragen. Uw werknemer bouwt dus ook tijdelijk minder pensioen op. Maar u kunt ook besluiten om vanwege het geregel het pensioen door te laten lopen. Vijf dagen onbetaald verlof is tenslotte iets anders dan een sabbatical van een half jaar …
Dertiende maand en auto van de zaak. Dat geldt ook voor het herrekenen van een bonus of dertiende maand of het terughalen van een auto van de zaak.
Ziek. De werknemer die onbetaald verlof opneemt, blijft verzekerd voor ziektekosten. Heeft hij helemaal geen inkomsten, dan hoeft u de inkomensafhankelijke bijdrage zorg-verzekeringswet niet af te dragen. Uw werknemer moet wel zijn eigen zorgpremie blijven betalen. U kunt afspreken dat als de werknemer ziek wordt, u overgaat op loondoorbetaling en de werknemer ziekmeldt.
Ontslag. Ook de ontslagbescherming blijft van kracht. U blijft als werkgever dus gebonden aan de wettelijke regels van het ontslagrecht. Het verlof heeft geen invloed op de duur en de hoogte van een mogelijke WW-uitkering als het verlof niet langer dan 18 maanden heeft geduurd.

Dus vakantiedagen kopen of onbetaald verlof? Voor het kopen van vakantiedagen moet u een regeling optuigen. Daarentegen moet u bij onbetaald verlof heel wat zaken bespreken, overdenken en regelen. Uw keuze bepaalt u het beste op basis van de uitvoering: wat is het makkelijkst te regelen?

BAA ADVIES. Zet in uw agenda om binnenkort de vakantiedagen van uw werknemers op een rijtje te zetten en informeer hen tijdig als er vakantiedagen dreigen te gaan vervallen. Wil men extra vakantiedagen? Besluit dan wat voor u het makkelijkste is: vakantiedagen kopen of onbetaald verlof.