Heeft u aan iemand geld betaald voor bepaalde werkzaamheden of diensten, verricht voor uw bedrijf, die niet als werknemer bij u in loondienst is of als zzp’er werkzaamheden verricht? Dan moet u informatie over die uitbetaling bij de Belastingdienst melden via een web-formulier (voorheen ‘de IB47-regeling’).

Betalingen aan derden

Soms doet u uitbetalingen aan derden. De fiscus noemt dit ook wel UBD. Dat zijn betalingen die u bedrijfsmatig verricht aan personen die geen ondernemer zijn en die ook niet bij u in dienstbetrekking werkzaam zijn. Deze betalingen moet u doorgeven aan de Belastingdienst (renseignering). De gegevens die u aanlevert gebruikt de Belastingdienst onder andere voor het toezicht op het doen van een juiste aangifte inkomstenbelasting door degene die de betaling ontvangen heeft.

Verplichte registratie (renseignering)

Als inhoudingsplichtige bent u verplicht om op eigen initiatief onderstaande gegevens van de betalingen te registreren. Een inhoudingsplichtige is iemand die een loonheffingennummer heeft en die aangifte loonheffingen moet doen.

• de naam, het adres, het BSN en de geboortedatum van de ontvanger van de betaling;
• de in het kalenderjaar betaalde bedragen, inclusief kostenvergoedingen. Doet u meerdere betalingen aan één persoon dan kunt u deze betalingen ‘opsparen’ en in één keer een opgaaf doen;
• de datum waarop de bedragen zijn uitbetaald.

Een niet-inhoudingsplichtige moet op uitnodiging van de fiscus dezelfde gegevens verstrekken. Maar hoeft dat dus niet op eigen initiatief te doen. Leg dus ook als niet-inhoudingsplichtige de gegevens wel ergens vast.

Maar niet van iedereen en alles

Niet álle betalingen aan natuurlijke personen hoeven te worden gemeld. Er bestaan drie uitzonderingen:

1. de werkzaamheden en diensten die zijn verricht door werknemers;
2. de werkzaamheden die zijn verricht als vrijwilliger;
3. de werkzaamheden en diensten, waarvoor een factuur is uitgereikt als bedoeld in de Wet op de omzetbelasting 1968 waarop een bedrag van de omzetbelasting is vermeld.

Onduidelijkheid. De punten 1 en 2 spreken voor zich. Bij punt 3 ontstonden nog weleens onduidelijke situaties. Er zijn namelijk ook ondernemers die vrijgestelde prestaties verrichten en daarom geen facturen hoeven te versturen (bijvoorbeeld in de zorg of onderwijs). Doen ze dat wel dan staat op de facturen van deze ondernemers nooit een btw-bedrag. Dit geldt tevens voor ondernemers (zzp’er/freelancer) die vallen onder de zogenaamde Kleine Ondernemersregeling en ook geen btw op hun facturen mogen vermelden. Geldt de renseigneringsplicht dan ook voor deze ondernemers?Ja, de Belastingdienst geeft aan dat in deze beide gevallen (bij btw-vrijgestelde prestaties – al of niet gefactureerd en KOR ondernemers) de persoonlijke gegevens van de betreffende ondernemer geregistreerd moeten worden.

Hoe doet u aangifte?

Moest voorheen het IB47-formulier worden gebruikt, nu moet u de gegevens online doorgeven aan de Belastingdienst. Dat kan via een webformulier, via een zogenaamd UBD-sjabloon (Excel) of eventueel via uw aangiftesoftware. Er is een speciale handleiding die u kunt downloaden. De gegevens dienen jaarlijks na afloop van het kalenderjaar, uiterlijk op 31 januari van het volgende kalenderjaar te worden aangeleverd.

Let op! Er is uitstel voor 2023 mogelijk. De Belastingdienst heeft inmiddels te kennen gegeven dat u uitstel kunt aanvragen voor het aanleveren van de gegevens. Dat kan door een brief, te sturen naar uw belastingkantoor met vermelding van reden of met een telefoontje naar de Belastingtelefoon (0800 – 0543 kies 2 voor ondernemers).

Veel gestelde vragen. Download desgewenst een lijst met veel gestelde vragen en de antwoorden daarop.

Wat als u de gegevens niet aanlevert?

Als u vergeet deze betalingen aan derden aan de Belastingdienst door te geven, dan bent u strafbaar en er kan dan een civiele procedure worden gestart om nakoming van de informatieplicht af te dwingen. Eventueel wordt daarbij een dwangsom gebruikt.