U wilt kosten doorbelasten, maar hoe zit het dan met de btw?

Een ondernemer spreekt met zijn klant af dat hij gemaakte kosten aan hem zal doorbelasten. In de praktijk gaat het dan vaak mis met de btw. In dit artikel leest u wat de juiste manier is en hoe u negatieve btw-gevolgen kunt voorkomen.

Voorbeeld – U levert diensten met 21% btw

U verricht diensten die u met 21% btw moet belasten. U spreekt af dat u de reiskosten voor de uitvoering van een opdracht kunt doorbelasten aan de opdrachtgever. U moet dan deze kosten factureren met 21% btw. De reiskosten die u doorbelast, die u factureert, is omzet die u tegen uw normale tarief moet doorbelasten.

Misverstand 1. Het is een misverstand dat alleen ondernemers die belaste prestaties verrichten (btw berekenen), doorbelaste kosten moeten factureren met btw.

Voorbeeld – U levert vrijgestelde prestaties

U bent huisarts. U verricht vrijgestelde prestaties; u hoeft geen btw te berekenen. Sinds een tijd leent u uw persoonlijke assistent twee dagen in de week uit aan een andere huisarts. De loonkosten belast u evenredig door aan de huisarts. Doordat dit uitlenen regelmatig en duurzaam plaatsvindt, dient u btw door te berekenen op de factuur.

Misverstand 2. Oók ondernemers die vrijgestelde prestaties verrichten en organisaties die geen ondernemer voor de btw zijn, kunnen te maken krijgen met het berekenen van btw over de doorbelaste kosten aan een derde. Dit kan voorkomen als kosten regelmatig en duurzaam worden doorbelast en deze kosten betrekking hebben op een andere organisatie.

Is er sprake van doorlopende posten?

Een doorlopende post is een betaling door een ondernemer op naam en voor rekening van een derde.

• A = u
• B = de uiteindelijke afnemer, uw klant
• C = de feitelijke leverancier

De uiteindelijke afnemer (B) ontvangt een factuur van de feitelijke leverancier (C). U (A) betaalt de factuur op naam en voor rekening van B. Als er tussen u (A) en uw klant (B) een contractuele relatie bestaat, dan is er sprake van een doorlopende post. Dit betekent dat u (A) slechts als doorgeefluik fungeert, waardoor er bij het doorberekenen van de betaalde kosten géén btw verschuldigd is. U maakt dit bedrag gewoon over naar de rekening van C.

Is er sprake van elkaar gelieerde ondernemingen?

Het doorbelasten van kosten kan vrij van btw gebeuren als er sprake is van gelieerde ondernemingen. Bij gelieerde ondernemingen kan worden verzocht om de regels voor een fiscale eenheid voor de omzetbelasting toe te passen. Dit is alleen mogelijk als de ondernemingen op financieel, organisatorisch én op economisch gebied verweven zijn. Op deze manier is het toegestaan zonder btw onderling kosten door te belasten.

Is er sprake van verzendkosten?

Op het moment dat er verzendkosten op de factuur worden gezet, komt de btw ook om de hoek kijken. Het is niet altijd duidelijk wat er op de factuur moet komen te staan.
Hoofdregel is dat de verzendkosten in principe belast zijn met btw.

• U levert goederen met 21% btw aan uw afnemer, dan dient u de verzendkosten ook te belasten met 21%.
• Als u bijv. etenswaren met 6% levert, dán moet u de verzendkosten ook met 6% btw factureren.
• Voor vrijgestelde goederen die worden verzonden, kunnen ook de verzendkosten vrijgesteld worden opgenomen op de factuur.

Voorbeeld – u levert goederen met 6% én met 21% btw

U levert diverse goederen belast met de tarieven 6% én 21% aan uw klant. Zowel de goederen als de verzendkosten worden gefactureerd. U moet nu de volledige verzendkosten meenemen tegen het hoogste tarief dat op de goederen rust; in dit geval 21%.

Misverstand 3. Het is een misverstand, dat u verzendkosten moet belasten met het btw percentage dat betrekking heeft op het grootste deel van de goederen. Als dus 99% van de verzending bestaat uit met 6% btw belaste goederen en slechts 1% uit goederen met 21% belaste btw, dan moet u toch de alle verzendkosten met 21% btw factureren.

Is er sprake van openbaar vervoer?

Reist u met het openbaar vervoer en u spreekt af die kosten door te belasten? Hou er dan rekening mee dat op de bonnetjes van bus, trein, taxi, metro en tram 6% btw zit. Die mag u aftrekken als voorbelasting (óók als er géén btw op het bonnetje staat) en als u ze op de factuur zet, moet u deze kosten belasten met uw “normale” btw-tarief.

BAA ADVIES. De btw-regels lijken soms eenvoudig, maar worden in de praktijk vaak verkeerd toegepast. De Belastingdienst is niet misselijk als er fouten worden geconstateerd. Twijfelt u of u bij doorbelaste kosten de btw goed berekent? Vraag dan even advies bij uw BAA-adviseur.