De fiets van de zaak, nieuwe spelregels

Op 1 januari 2020 zijn enkele belangrijke regels voor de fiets van de zaak veranderd. Dit betekent dat er steeds meer mogelijkheden zijn om een fiets aan werknemers aan te bieden. Voor veel werkgevers onbekend. Hoe zit dat?

Fiets verstrekken aan de werknemer

Onder een fiets wordt een fiets verstaan die door spierkracht wordt aangedreven en eventueel is voorzien van een hulpmotor. Zo is een e-bike of een speed-pedelec wel een fiets, maar een brommer of scooter niet. Als u vóór 1 januari 2015 een fiets gaf aan een werknemer, dan kon dit fiscaal gunstig worden gedaan. Door de afschaf van het ‘Fietsplan’ is dit niet meer mogelijk. Dat betekent dat de verstrekking van een fiets wordt gezien als loon in natura en zodoende wordt belast met loonheffing. Er zijn echter alternatieven …

De fiets en de werkkostenregeling (WKR)

Binnen de WKR kunt u als werkgever maximaal 1,7% van het totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Voor 2020 geldt eenmalig een verhoging van de WKR naar 3% voor de eerste € 400.000 loonsom. Dit betekent dat u binnen deze vrije ruimte ook een fiets kunt verstrekken. U bent als werkgever na deze verstrekking geen eigenaar meer. Er gelden géén beperkingen voor de fiets wat betreft prijs, type en aard van het gebruik. Maar als u echter boven de vrije ruimte uitkomt, dan moet over het meerdere een eindheffing van 80% loonheffing worden betaald.

Een fiets ter beschikking stellen

U kunt binnen uw onderneming ook een fiets aanschaffen en aan een werknemer (ook aan u zelf als DGA) ter beschikking stellen. U als werkgever blijft in dat geval eigenaar. Op de investering kan worden afgeschreven en u kunt mogelijk gebruikmaken van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek KIA). Dit betekent een extra fiscale aftrekpost. Maar opgelet: net als bij de auto van de zaak geldt voor het privégebruik van de fiets dan een fiscale bijtelling.

De bijtelling fiets van de zaak

Werknemers gebruiken hun fiets van de zaak vaak ook privé. En over die privékilometers moet belasting worden betaald. Bij een auto van de zaak wordt er momenteel een vast percentage van de cataloguswaarde van de auto bij het belastbaar inkomen geteld.

7% bijtelling. Voor de fiets van de zaak geldt met ingang van 1 januari 2020 een bijtelling van 7% van de cataloguswaarde (de consumentenadviesprijs of de oorspronkelijke nieuwwaarde) bij het fiscale loon. Die bijtelling is al van toepassing als de fiets voor (een deel van) het woon-werkverkeer ter beschikking staat. Wordt de fiets verder niet privé gebruikt, dan blijft de bijtelling tóch 7%.

Geldt niet voor accessoires. Voor de ter beschikking gestelde accessoires (denk aan fietstassen, manden, enz.) geldt géén fiscale bijtelling. De accessoires die worden vergoed door de werkgever zijn in principe belastbaar loon of kunnen worden ondergebracht in de vrije ruimte van de WKR.

De fiets van de zaak en de btw

Een ondernemer voor de btw heeft recht op aftrek van voorbelasting op goederen die hij voor btw-belaste doeleinden gebruikt. Voor volledige btw-aftrek moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• de fiets is verstrekt voor woon-werkverkeer van de werknemer
• de fiets kost niet meer dan € 749 (inclusief btw)
• in het kalenderjaar en de twee voorafgaande jaren is geen fiets verstrekt aan de werknemer
• voor maximaal 50% van de reisdagen wordt aan de werknemer een andere reisvergoeding verstrekt

Speciale regeling van toepassing. Bij het verstrekken (werknemer wordt eigenaar) of ter beschikking stellen van een fiets van de zaak aan een werknemer (onderneming blijft eigenaar) is echter een afwijkende regeling goedgekeurd.

Btw-aftrek gemaximeerd. De btw op een verstrekte of ter beschikking gestelde fiets is in beginsel aftrekbaar tot een maximum van € 130. Dit betekent dat de btw op fietsen met een waarde tot € 749 inclusief btw volledig aftrekbaar is. Voor duurdere fietsen is het meerdere niet aftrekbaar.

Voorbeeld 1
U koopt een fiets van € 1.500 (inclusief € 260 btw) en verstrekt deze fiets aan een werknemer. Door de goedkeuring kunt u nu (maximaal) € 130 btw in aftrek te brengen.

De werknemer betaalt een eigen bijdrage. Stel, u wilt best een fiets verstrekken, maar met een catalogusprijs van maximaal € 700. De werknemer wil echter een duurdere fiets en is bereid hiervoor een eigen bijdrage te betalen. Die eigen bijdrage mag u voor de btw berekening in mindering brengen op de aankoopprijs. U mag dan de hele btw in aftrek brengen, maar moet wél over de eigen bijdrage van de werknemer btw afdragen.

Voorbeeld 2
De werknemer uit voorbeeld 1wil een fiets van € 1.500 (inclusief btw) en is bereid hiervoor een eigen bijdrage van € 800 te betalen. De eigen bijdrage mag, voor berekening van de btw, in mindering worden gebracht op de aankoopprijs (€ 1.500 – € 800 = € 700). De volledige btw ad € 260 op de aanschaf van € 1.500 is aftrekbaar. Over de eigen bijdrage van € 800 moet de werkgever wel btw afdragen.

De fiets van de zaak en reiskosten

Er bestaat geen onbelaste kilometervergoeding meer voor de met de fiets van de zaak afgelegde kilometers. U kunt als werkgever dus niet meer belastingvrij € 0,19 per kilometer vergoeden aan de werknemer. Tenzij dit wordt ondergebracht in de vrije ruimte van de WKR. Gebruikt de werknemer echter zijn of haar eigen fiets, dan kan uiteraard wel een onbelaste reiskostenvergoeding voor zakelijke kilometers worden vergoed.

De fiets van de zaak en de renteloze lening

Een alternatief om te overwegen. Ziet u het niet zitten om elke maand de bijtelling op te nemen in de loonadministratie, dan kunt u ook een fiets aan de werknemer verstrekken. Zoals gezegd wordt de werknemer dan eigenaar en wordt de waarde van de fiets als belast loon meegenomen of opgenomen in de WKR. U kunt echter ook overwegen om de werknemer renteloos geld te lenen voor een (dure) fiets.

Renteloze lening? Géén rente wordt door de Belastingdienst gezien als niet zakelijk. Normaal moet over dit rentevoordeel loonheffing worden afgedragen. Maar… voor de elektrische fiets geldt echter een uitzondering. In de WKR geldt een nihilwaardering voor het rentevoordeel van de werknemer. Dat houdt in dat er géén loonheffing over hoeft te worden betaald.

Lening afbetalen. Desgewenst kunt u de vrije ruimte van de WKR vervolgens benutten om de lening elk jaar een stuk kwijt te schelden. Doordat de fiets eigendom is van de werknemer, kunt u bovendien ook een onbelaste kilometervergoeding verstrekken. En deze vergoeding kan dan weer worden gebruikt om de lening af te lossen. Het is wel aan te raden om dit in een overeenkomst vast te leggen om onduidelijkheden te voorkomen.

Voorbeeld 3
Stel, u komt inderdaad met de werknemer overeen dat de lening moet worden terugbetaald uit de woon-werkverkeer-vergoeding van € 0,19 per kilometer. De werknemer woont 10 km van bedrijf en werkt 5 dagen per week. De reiskostenvergoeding bedraagt dan bijvoorbeeld ca. 10 x 2 x € 0,19 x 214 werkdagen (maximaal, rekening houdend met vakantie, ziekte e.d.) = € 800 per jaar.

Voorbeeld 4
U verstrekt aan de werknemer uit voorbeeld 3 een renteloze lening van € 2.200 voor de aankoop van een e-bike. U spreekt daarbij af dat drie jaar lang een bedrag van € 200 uit de WKR ruimte wordt gebruikt voor de aflossing en dat de het restant wordt afgelost uit de belastingvrije reiskostenvergoeding van € 0,19 per km. Dat komt neer op een aflossing van 2 jaar uit de reiskostenvergoeding.

De fiets van de zaak en de IB-ondernemer

Voor de IB-ondernemer die een fiets koopt en zélf gebruikt, zijn de regels voor het gebruik van de fiets bijna identiek. Voor het privégebruik geldt een bijtelling van 7% over de aanschafprijs. Voor de btw over de aankoopprijs geldt echter geen beperking. Deze is bij 100% zakelijk gebruik volledig aftrekbaar. Bij een privégebruik van 50% is in principe slechts 50% van de voorbelasting aftrekbaar.

BAA ADVIES. De fiets van de zaak biedt verschillende mogelijkheden. Let wel op de extra maatregelen bij het ter beschikking stellen van een fiets aan een werknemer. U moet rekening houden met bijtelling en een aftrekbeperking voor de btw. Mogelijk kunt u gebruik maken van fiscale voordelen om uw werknemers aan het fietsen te krijgen.