Als DGA optimaal profiteren van de werkkostenregeling

Menig DGA (zonder overige werknemers) kent niet de mogelijkheden van de werkkostenregeling en loopt fiscale voordelen mis. Hoe kunt u optimaal gebruikmaken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR)

Via de werkkostenregeling kan de werkgever onbelaste vergoedingen verstrekken aan werknemers. De onbelaste vergoedingen zijn onbelast als deze binnen de zogenaamde vrije ruimte blijven. De vrije ruimte wordt bepaald op basis van de fiscale loonsom van alle werknemers samen.

De WKR in 2023. Voor 2023 is de vrije ruimte tijdelijk verhoogd tot 3% van de fiscale loonsom over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Binnen deze vrije ruimte mag u als werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers geven die niet worden belast met loonheffing. Als de vrije ruimte wordt overschreden dan bent u een eindheffing over dit meerdere verschuldigd van 80%.

80% eindheffing lijkt erg hoog en onredelijk maar dit is vergelijkbaar met het tarief loonheffingen. Een vergoeding van € 100 die de vrije ruimte overschrijdt, is belast met eindheffing van 80%. Dit betekent dat de werkgever € 80 (€ 100 x 80%) extra loonheffing moet afdragen. Het totale brutobedrag voor de werkgever is € 180 (€ 100 + € 80) en dus is de belastingdruk ‘slechts’44,4% (€ 80 : € 180).

De WKR in 2024. De tijdelijke verhoging naar 3% eindigt 1 januari 2024. Vanaf dat moment wordt de vrije ruimte (hoogstwaarschijnlijk) verlaagd naar 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over de loonsom boven € 400.000.

De DGA en de vrije ruimte in de WKR

Zoals hierboven beschreven geldt de WKR voor alle werknemers. Hieronder valt ook de directeur-grootaandeelhouder (DGA) die als werknemer op de loonlijst van de onderneming staat. De DGA die op de loonlijst staat in een persoonlijke holding kan dus gebruikmaken van de WKR en fiscaal voordeel behalen. De hoogte van de onbelaste vergoeding hangt af van de navolgende factoren.

DGA en gebruikelijk loon. De bepaling van de vrije ruimte hangt vooral af van de hoogte van het fiscaal loon. De DGA moet dit loon vaststellen volgens de gebruikelijk loonregeling. Dit betekent dat het loon moet worden vastgesteld op tenminste het hoogste van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de meestverdienende werknemer of op € 51.000 (in 2023).

Als u als DGA een gebruikelijk loon heeft van € 51.000 dan is de vrije ruimte dit jaar € 1.530 (3% x € 51.000). U kunt dus tot een bedrag van € 1.530 gebruikmaken van de vrije ruimte. De vergoedingen en verstrekkingen moeten dan uiteraard wel als eindheffingsloon in de loonadministratie worden geadministreerd.

Andere loonbestanddelen. Onder het loonbegrip van de loonbelasting valt naast het reguliere loon (waaronder het gebruikelijk loon) ook de bijtelling van de auto en alle eindheffingsbestanddelen (vergoedingen onder de werkkostenregeling). De vergoedingen en verstrekkingen die u als DGA onder de vrije ruimte ontvangt, mogen tot het gebruikelijk DGA-loon worden gerekend.

Voorbeeld
Salaris van DGA Henk is bruto € 100.000 en hierover moet loonbelasting worden berekend. De vrije ruimte is 3% (over de eerste € 400.000) * € 100.000 = € 3.000. Henk kan hier verschillend mee omgaan. Hij kan de vrije ruimte bovenop het salaris van € 100.000 uit laten keren óf de vrije ruimte zien als onderdeel van het gebruikelijk loon. Dit betekent dat dan slechts € 100.000 minus € 3000 is € 97.000 in de loonheffing wordt betrokken, omdat de € 3.000 aan vergoedingen onbelast is.

Meerdere werknemers? In beginsel moeten alle werknemers profiteren van de werkkostenregeling en de vrije ruimte. Het is namelijk niet de intentie van de wetgever dat alleen de DGA profiteert als er ook andere werknemers in dienst zijn. In die gevallen kan de Belastingdienst dit dan corrigeren.

Uitkeren als bonus: gebruikelijkheidstoets

Om de vrije ruimte uit te keren kan worden gekozen in vergoedingen en verstrekkingen in natura (restaurant, goederen, cadeaus, voordelen enz.). Om de vrije ruimte optimaal te benutten kan de werkgever aan de DGA ook een bonus uitkeren (en aan andere werknemers natuurlijk ook). Deze bonus moet wel een gebruikelijke vergoeding zijn. Een onbelaste vergoeding (bonus) van € 2.400 per jaar wordt door de Belastingdienst als gebruikelijk gezien.

De WKR voor de studiekosten van uw kinderen

Studerende kinderen kosten geld en door het slim inzetten van de werkkostenregeling kan dit fiscaal voordelig worden gefinancierd. Daar zijn drie mogelijkheden voor.

1. Een studietoelage via de werknemer. De eerste mogelijkheid is als uw onderneming als werkgever een studietoelage vergoed via de werkkostenregeling. De studietoelage moet dan wel tijdig via notulen worden aangewezen voor de werkkostenregeling en mag maximaal € 3.000 bedragen. De Belastingdienst vindt dit namelijk een gebruikelijke vergoeding voor collegegeld en bijkomende kosten. Uiteraard moet ook nu de vergoeding nog binnen de vrije ruimte te plaatsen zijn, anders is er alsnog eindheffing verschuldigd.

2. Een studietoelage direct voor het kind. De tweede mogelijkheid is de studietoelage direct aan het studerende kind toekennen. Er dient dan een studiereglement en een overeenkomst te worden opgesteld. Het kind wordt dan als werknemer gezien en ontvangt loon uit dienstbetrekking. Tot een vergoeding van € 7.500 is het kind echter geen loonheffing verschuldigd, mits het kind geen andere inkomsten heeft.

3. Een studiefonds. Deze derde mogelijkheid is complexer van aard en betreft het oprichten van een studiefonds. Hiervoor moet aan drie voorwaarden worden voldaan:

• de uitkering uit het studiefonds moet betrekking hebben op studiekosten en niet op adoptie, overlijden, ziekte, invaliditeit of bevalling;
• u moet als werknemer de laatste 5 jaar evenveel ingelegd hebben als de werkgever;
• u heeft als werknemer geen aanspraak op uitkeringen of verstrekkingen uit het fonds.

Meer hierover leest u in het Fiscaal meehelpen met studiekosten van kinderen van werknemers artikel.

BAA ADVIES. Een DGA kan op meer diverse manieren van de werkkostenregeling profiteren. De vrije ruimte kan worden benut als loon bovenop het gebruikelijk loon of juist als onderdeel daarvan en voor vergoedingen en verstrekkingen in natura en/of voor het financieren van de studiekosten van de kinderen.