Aandachtspunten Werkkostenregeling (WKR)

Maak in 2025 nog optimaal gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling en geef uzelf of uw werknemers een extraatje. Zoals u weet biedt de Werkkostenregeling (WKR) werkgevers de mogelijkheid om op fiscaal vriendelijke wijze vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. We zetten de belangrijkste begrippen en aandachtspunten nog eens overzichtelijk voor u op een rij.

1. De vrije ruimte

De vrije ruimte is het deel van de fiscale loonsom waarbinnen u vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunt onderbrengen.

Hoofdpunten zijn:

De vrije ruimte bedraagt een percentage (2% tot € 400.000 en daarboven 1.18%) van de totale fiscale loonsom, dit geldt zowel voor 2025 als 2026; voor het jaar 2027 wordt het percentage van 2% verhoogd naar 2,16%;
Vergoedingen die binnen deze ruimte vallen, zijn voor de werknemer onbelast.
Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u als werkgever een eindheffing.

2. Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen zijn kosten die u onbelast kunt vergoeden zonder dat ze ten laste komen van de vrije ruimte.

Voorbeelden zijn:

Reiskostenvergoeding tot het wettelijk maximum.
Opleidingskosten die verband houden met het werk.
Gereedschappen, computers, mobiele telefoons en dergelijke, indien noodzakelijk voor de functie.

Aandachtspunt. De gerichte verstellingen zijn een belangrijk instrument om de vrije ruimte te ontzien.

3. Nihilwaarderingen

Nihilwaarderingen zijn voordelen die op 0 euro waarde worden gesteld voor de loonbelasting.

Typische nihilwaarderingen zijn:

Consumpties op de werkplek die geen onderdeel van een maaltijd vormen.
Ter beschikking gestelde werkplekken, inclusief voorzieningen zoals koffiemachines of printers.
Bedrijfskleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is voor het werk.

Aandachtspunt. Deze voorzieningen drukken dus niet op de vrije ruimte.

4. Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die werknemers voorschieten namens de werkgever.

Kenmerken hiervan zijn:

De werknemer maakt de kosten niet voor zichzelf, maar voor de onderneming.
Denk aan porto, inkopen voor voorraad of parkeerkosten tijdens het uitvoeren van werkzaamheden.
Vergoedingen van intermediaire kosten zijn altijd onbelast en vallen buiten de WKR.

Aandachtspunt. Een goede administratieve onderbouwing blijft hierbij belangrijk.

5. Eindheffing

Als de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever een eindheffing.

Aandachtspunt. Belangrijk hierbij is:

De eindheffing bedraagt 80% over het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt overschreden.
Deze heffing is volledig voor rekening van de werkgever.
Een tijdige monitoring van de vergoedingen en verstrekkingen is cruciaal om verrassingen te voorkomen.

6. Doelmatigheidsprincipe bij de gebruikelijkheidstoets

Bij het beoordelen van vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR hanteert de Belastingdienst het zogenaamde doelmatigheidsprincipe. Dit betekent dat een vergoeding of verstrekking economisch en fiscaal verantwoord moet zijn in verhouding tot de werkzaamheden en het gebruikelijke niveau binnen de sector of het bedrijf.

Aandachtspunt. Uitleg en aandachtspunten zijn:

Een vergoeding mag niet buitensporig hoog zijn in vergelijking met vergelijkbare functies of wat normaal is in de branche.
Een doelmatige beloning houdt rekening met: omvang van de werkzaamheden, functie, verantwoordelijkheden en het aantal werkuren.
Het doelmatigheidsprincipe ondersteunt de gebruikelijkheidstoets: afwijkingen tot ongeveer 30% van het gebruikelijke bedrag worden vaak als acceptabel gezien.
Een voorbeeld is een bonus of een kerstgeschenk. Dat kan onder de WKR vallen, mits het bedrag in lijn is met wat vergelijkbare werknemers in dezelfde functie of sector ontvangen.
Documentatie is essentieel: motiveer en registreer waarom een vergoeding als doelmatig wordt beschouwd.
Het doelmatigheidsprincipe voorkomt dat onnodig hoge vergoedingen belastingtechnisch problematisch worden. Het ministerie van Financiën accepteert, bij voldoende vrije ruimte, een bonus van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar zonder nadere onderbouwing. Dat betekent dat je als DGA je dit bedrag ook belastingvrij mag uitkeren.

7. Cafetariseren onder de WKR

Cafetariseren houdt in dat werknemers brutoloon of vakantiegeld kunnen inruilen voor netto vergoedingen of verstrekkingen binnen de WKR. Werknemers kunnen bruto-inkomen uitruilen voor vergoedingen die binnen de vrije ruimte vallen en dat kan leiden tot een hoger netto voordeel voor de werknemer. Voor de werkgever kan het fiscaal aantrekkelijk zijn, mits de vrije ruimte toereikend is.

Aandachtspunten zijn:

De gebruikelijkheidstoets blijft gelden: de vergoeding moet fiscaal gebruikelijk zijn.
Goede schriftelijke vastlegging in arbeidsvoorwaarden is vereist.
Let op de gevolgen voor pensioenopbouw en sociale verzekeringen.

BAA ADVIES. De Werkkostenregeling biedt kansen, maar vraagt een zorgvuldige administratie en bewuste keuzes. Het kan zeker de moeite waard zijn om van tijd tot tijd advies in te winnen over uw vrije ruimte, het optimaliseren van vergoedingen en/of het inrichten van uw WKR-administratie.