Wanneer zijn kosten voor eten en drinken aftrekbaar?

Of u kosten voor eten en drinken als ondernemer mag aftrekken hangt van de situatie af. Dat geldt voor zowel de aftrekbaarheid voor de inkomstenbelasting als voor het terugvragen van de btw. Hoe zit dat?

Aftrekbaar van de inkomstenbelasting

Documenteer de zakelijkheid van de uitgaven

Als uitgaven in verband met eten en drinken zijn gedaan met het oog op de zakelijke belangen van uw onderneming dan zijn deze kosten in beginsel aftrekbaar van de winst.

Tip. Voorkom discussie met de Belastingdienst door de zakelijkheid van uitgaven goed te documenteren. Schrijf bijvoorbeeld op uw bonnetjes de namen, het waarom en welk project en/of welke klant het betreft.

Aftrekbeperking

Als vast is gesteld dat de uitgaven in verband met eten en drinken zakelijk zijn, dan geldt een wettelijke aftrekbeperking voor eten en drinken. Volgens de wet kan de aftrekbeperking op twee manieren bepaald worden.

1. Alle (zakelijke) kosten zijn aftrekbaar en op het einde van het jaar wordt een correctie van 20% (2017) die niet aftrekbaar is gemaakt.
2. Alle (zakelijke) kosten zijn aftrekbaar en op het einde van het jaar wordt een vast bedrag van € 4.500,- bij de winst opgeteld.

Voorbeeld aftrekbeperking bepalen

Een onderneming heeft op jaarbasis € 7.500 kosten in verband met eten en drinken (gemakshalve wordt ervan uitgegaan dat er geen overige beperkt aftrekbare kosten zijn). Optie 1 geeft een correctie van € 1.500 (20%). Optie 2 geeft een vaste correctie van € 4.500. Uiteraard kiest de ondernemer voor optie 1.

Tip. Als de (zakelijke) kosten voor eten drinken per jaar meer bedragen dan € 22.500, dan is het voordeliger om een vaste aftrekbeperking van € 4.500 bij de winst op te tellen.

En als ik een BV heb?

Als u een BV heeft dat zijn bovenstaande zakelijke kosten óók aftrekbaar van de winst. Maar het hoe en wat hangt af van de toepassing van de werkkostenregeling. Lees meer over deze werkkostenregeling op de website van BAA of informeer bij uw BAA-contactpersoon.

Terugvragen van de btw

Om te bepalen of u over de zakelijke uitgaven aan eten en drinken btw kunt terugvragen is het van belang voor WIE de uitgaven zijn gedaan en WAAR gegeten en/of gedronken is.

Eten en drinken voor eigen gebruik

De kosten voor eten en drinken die u voor uzelf (privé) maakt zijn niet aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld het brood en de kaas die u voor thuis koopt en als u dan een boterham mee naar het werk neemt. De btw is dan ook niet aftrekbaar.

Tip. Koopt u in de pauze een belegd broodje bij de bakker en u eet dit op uw werk op, dan is de btw wél aftrekbaar. En dat geldt ook als u voor de zaak onderweg bent en iets te eten en/of te drinken voor onderweg koopt bij een snackbar of tankstation.

Eten en drinken in horecagelegenheid

Als in een horecagelegenheid wordt gegeten/gedronken door u als de ondernemer, door het personeel of door een zakenrelatie, dan is de betaalde btw niet aftrekbaar. Hiervan is sprake als het eten en drinken ter plaatse wordt gebruikt in een hotel, pension, café, restaurant of aanverwant bedrijf, door personen die daar voor korte periode verblijven.

Eten en drinken voor personeel op de zaak

Als het eten en drinken door een cateraar wordt verzorgd bij een gelegenheid voor het personeel (kerstdiner/jubileumfeest/e.d.) in een ruimte die daarvoor speciaal is ingericht, dan is de btw niet aftrekbaar (bijvoorbeeld een partytent of een afgehuurde ruimte).

Opgelet. Als u een eigen kantine heeft dan is de btw onder bepaalde voorwaarden wél aftrekbaar.

Eten en drinken in de eigen kantine

Personeel niet bevoordeeld. Heeft u een eigen kantine dan is de btw wél aftrekbaar, mits het personeel niet bevoordeeld wordt. Oftewel: de vergoeding die het personeel voor het eten en drinken betaalt moet zodanig zijn dat er geen sprake is van bevoordeling. Om dit te beoordelen kunt u gebruikmaken van onderstaande tabel:

Aanschafkosten eten en drinken (exclusief btw)	A
Opslagpercentage 25% Tel 25% op bij de aanschafkosten	B
A + B samen	C
Werkelijke omzet kantine (inclusief btw)	D
Verschil C – D (positief of negatief)	E
Bevoordeling per werknemer Als E positief is, deel dan de uitkomst van E door het aantal werknemers dat gebruik kan maken van de kantine	F

De btw-correctie. De uitkomst bij F is de bevoordeling per werknemer.

Als F negatief of 0 is, dan is de btw volledig aftrekbaar.

Als F < € 227 en er geen andere kosten voor personeelsvoorzieningen zijn, dan is de btw volledig aftrekbaar.

Als F > € 227 dan moet de betaalde btw gecorrigeerd worden. De uitkomst bij F moet voor zover het om 6% goederen gaat (eten en drinken, niet zijnde alcoholische dranken) met 6% worden gecorrigeerd.

Rekenvoorbeeld. De inkoopkosten eten en drinken van de kantine bedragen in het betreffende jaar € 3.500 (excl. BTW). Uw omzet van de kantine is € 1.125 (incl. btw). U heeft 10 werknemers in dienst die gebruikmaken van de kantine.

Aanschafkosten eten en drinken (excl. btw)	€ 3.500	A
Opslagpercentage 25%	€ 875	B
A + B samen	€ 4.375	C
Werkelijke omzet kantine (inclusief btw)	€ 1.125	D
Verschil C – D (€ 4.375 – € 1.125)	€ 3.250	E
Bevoordeling per werknemer E = positief, dus € 3.250 : 10	€ 325	F
De uitkomst bij F is > € 227 dus dient de btw gecorrigeerd te worden. Deze correctie bedraagt € 195 (€ 325 x 6% x 10 werknemers).

Tip: als de btw niet aftrekbaar is

Als de btw (gedeeltelijk) niet aftrekbaar is en het zijn zakelijke kosten, dan kunt u de afgedragen btw wél als kosten in mindering brengen op de winst.

BAA ADVIES. Zakelijke kosten voor eten en drinken zijn aftrekbaar van de winst. Maak voor uzelf en uw adviseur deze zakelijkheid inzichtelijk, door op de bon te noteren om welk project, welke klant en het waarom het betreft. Of de btw aftrekbaar is hangt af van voor de uitgaven zijn gedaan en waar het eten/drinken genuttigd is. Afgedragen btw is dan wel weer als kosten aftrekbaar.