Niet- of slechtbetalende klanten; hoe gaat u daarmee om?
Elke ondernemer krijgt er wel mee te maken: niet- of slechtbetalende klanten. Belangrijk is dat u een goede procedure hanteert om daarmee om te gaan. Daar is geen wetgeving voor, maar de procedure uit dit artikel is een prima werkwijze.
Kunt u het ook voorkomen?
Er zijn vijf punten die vaak aanleiding zijn voor het niet (meteen) betalen van uw factuur:
- verkeerde productomschrijving, verkeerde datums, enz.;
- te laat gefactureerd;
- te veel of te weinig btw verrekend;
- betalingskorting onterecht in mindering gebracht;
- klant is het niet eens met de factuur.
We schreven daar al eerder over. Lees hier waar u op moet letten en wat er nog meer speelt.
Belangrijk: hanteer een betalingsprocedure
Betaalt een klant te laat, dan is het belangrijk dat u snel een signaal geeft dat u er bovenop zit. U laat merken dat tijdig betalen een serieus iets voor u is. Dat geldt voor zowel klanten die eenmalig kopen/bestellen en voor klanten waar u regelmatig zaken mee doet. Ook voor uw medewerkers is het goed om te weten wat zij wanneer moeten doen.
Na hoeveel dagen doet u wat?
Dat hangt er uiteraard vanaf welke betalingstermijn u heeft afgesproken. In onderstaande procedure gaan we uit van 30 dagen. Spreekt u iets anders af, dan moet u de genoemde dagen uiteraard aanpassen. De wet schrijft tegenwoordig voor wanneer een factuur betaald moet zijn.
Een betalingsprocedure
| Wanneer? | Wat? |
| Dag 1 | De factuur wordt verzonden. Voorkom deze vijf veel gemaakte fouten. Betreft het een nieuwe klant die regelmatig gaat bestellen/afnemen, laat dan iemand van de boekhouding een kennismakingstelefoontje plegen met iemand van de boekhouding van de klant. Voor het geval er vragen zijn over de factuur … |
| Dag 14 | Laat iemand van de boekhouding naar de klant bellen en vragen of alles naar wens is geleverd en of er vragen zijn over de factuur. |
| Dag 32 | Stuur uiterlijk 2 dagen nádat de betalingstermijn is verstreken een betalingsherinnering. Waaraan u moet denken staat in deze korte checklist. Bel de klant en wijs naar de reden van niet betalen. Uit de praktijk blijkt dat na een telefoontje veel klanten alsnog snel betalen. |
| Dag 43 | Heeft u in uw betalingsherinnering verzocht om binnen 10 dagen te betalen en is dat niet gebeurd? Stuur dan een schriftelijke aanmaning. Een laatste dringende verzoek tot betaling. Wijs in uw aanmaning naar de mogelijke vervolgacties (zoals het inschakelen van een incassobureau) en naar de mogelijke kosten. Voor de zogenaamde buitengerechtelijke incassokosten (BIK) is een staffel met maxima van toepassing. |
| Dag 45 | Gaat het om een groot bedrag en is het een belangrijke klant? Overweeg dan om deze te (laten) bezoeken. Zorg dat u alle actuele documenten bij u heeft. Draai nergens om heen, vertel waarvoor u komt. Leg een eventuele betalingsregeling meteen vast en laat de klant dit tekenen. |
| Dag 55 | Bel voor een laatste telefonische aanmaning. Vertel erbij wanneer u de vordering uit handen zult gaan geven. |
| Dag 60 | Schakel desgewenst een incassobureau in. |
| BAA ADVIES. Krijgt u te maken met een klant die niet tijdig zijn factuur heeft betaald? Dan is het voor iedereen belangrijk dat u een eenduidige betalingsprocedure hanteert. Goede klanten belt en/of mailt u uiteraard eerst even, maar laat altijd merken dat een tijdige betaling van belang voor u is. |
