Hoe u de werkkostenregeling nog optimaal kunt benutten in 2016

Er zijn mogelijkheden om nog dit jaar binnen de werkkostenregeling (WKR) de vrije ruimte optimaal te benutten en zo een eindheffing van 80% te voorkomen. Een aantal tips voor u op een rijtje.

De werkkostenregeling (WKR) en de vrije ruimte

De WKR vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Binnen de WKR kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers of uzelf als directeur-grootaandeelhouder (DGA): de zogenaamde vrije ruimte.

Over het bedrag dat boven deze vrije ruimte als vergoeding of verstrekking aan uw werknemers wordt uitgereikt betaalt u loonheffingen in de vorm van een eindheffing van 80%.

De gebruikelijkheidstoets

De WKR biedt veel vrijheden wat betreft de vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. De WKR kent echter een belangrijke beperking, de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoedingen en verstrekkingen (die in de vrije ruimte of het eindheffingsloon vallen) niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Met andere woorden: het dure, gouden horloge voor een tijdelijke werknemer met minimumloon is in principe niet gebruikelijk.

Voorbeeld bedrijf X

• Totale fiscale loonsom in 2016	€ 150.000
• Te benutten vrije ruimte in 2016 (1,2%)	€ 1.800
• Totale vergoedingen en verstrekkingen in 2016	€ 600 (kosten inclusief BTW!)
• Resterende vrije ruimte in 2016	€ 1.200

Bedrijf X kan nog € 1.200 aan vergoedingen en verstrekkingen uitkeren aan haar werknemers zonder daarover eindheffing verschuldigd te zijn. Mocht bedrijf X in de resterende maand nog besluiten om € 2.200 aan vergoedingen en verstrekkingen aan haar werknemers uit te keren, dan komt bedrijf X € 1.000 boven de vrije ruimte uit. Over dit meerdere van € 1.000,- moet 80% eindheffing (€ 800,-) worden betaald.

Een aantal tips op een rijtje

Onbelaste vergoedingen. Gebruik de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen om bepaalde zaken onbelast te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. De vergoedingen en verstrekkingen binnen deze categorieën tasten de vrije ruimte niet aan. Denk hierbij o.a. aan de kilometervergoeding (€ 0,19/km), werkkleding, telefoonkosten en studiekosten.

Doorschuiven naar 2017 niet mogelijk. De resterende vrije ruimte kan alleen in 2016 worden benut. Doorschuiven van de vrije ruimte naar 2017 is niet mogelijk. U kunt op verschillende manieren de resterende vrije ruimte benutten. Let op: hiervoor geldt ook de gebruikelijkheidstoets.

• Een hogere kilometervergoeding dan € 0,19/km valt niet onder de gerichte vrijstelling, maar dient in de vrije ruimte opgenomen te worden.
• Uitkeren bonus aan werknemer (bijv. kerstgratificatie). Werkgevers kunnen een onbelaste bonus uitkeren aan de werknemers, waaronder de DGA.
• Eindejaars/kerstdiner of –borrel.
• Kerstpakket.
• Fiets van de zaak.
• Bijdrage aan “Lief-en-leed-potje”.

Tip. Als uw vrije ruimte al volledig is benut en u wilt uw werknemers toch graag een kerstpakket of presentje geven, denk dan aan het nieuwjaarspakket. Dit pakket geeft u aan uw werknemers begin 2017. Hierdoor valt deze verstrekking niet binnen de WKR van 2016 (geen eindheffing van 80%).

BAA ADVIES. U kunt in december nog actie ondernemen om de vrije ruimte binnen de WKR optimaal te benutten. Wilt u overleg over bovengenoemde én andere mogelijkheden om uw resterende ruimte te benutten? Of heeft u nog vragen over de werkkostenregeling in het algemeen? Neem contact op met uw relatiebeheerder van BAA.